Benutzung von Vorgängen und Vorgangsordnern

Vorgänge

Einleitung

Mit den Vorgangsbelegen und den Vorgangsordnern stellt ClassiX® ein mächtiges Instrument zur Verwaltung, Kontrolle und Archivierung der geschäftlichen Kommunikation. Um diese Mittel jedoch sinnvoll nutzen zu können, sind einige Vorraussetzungen erforderlich. Diese sollen in diesem Dokument näher erläutert werden. Außerdem wird auf die genauen Arbeitsabläufe zur Erfassung der Vorgänge eingegangen, inkl. Beispiele. Zusätzlich gibt es dann noch einige Tipps zum Umgang mit den Belegen und Ordnern. Eins jedoch schon vorweg: Ohne eine konsequente Nutzung machen die besten Erfassungs- und Visualisierungstools keinen Sinn.

Vorgangsbelege

Ein Vorgangsbeleg stellt grundsätzlich immer auch einen Vorgang dar. Diese lassen sich in 4 Typen einteilen:

Von der Funktionalität her bieten alle Typen dasselbe, diese Einteilung dient nur besseren Übersicht und für einige automatische Funktionen. So werden bei Briefen und Faxen z.B. immer die entsprechenden Vorlagen geladen. Ein Vorgangsbeleg dient nun dazu, sämtliche Informationen zu einem Vorgang zu erfassen. Dazu stehen neben Standards wie Datum, Betreff, Erledigt etc. diverse Felder bereit. Außerdem können immer auch beliebig viele Empfänger angegeben werden, sowie in welchen Vorgangsordnern der Beleg gespeichert werden soll. Um die Flexibilität noch weiter zu erhöhen, erlaubt es ClassiX®, beliebige externe Dateien an einen Vorgang anzuhängen. So kann nahezu Alles vorgangsspezifisch erfasst werden.
Um auch eine Abfolge von Vorgängen im Gesamtzusammenhang zu erfassen, kann man Folgebelege erstellen. So lässt sich die gesamte Korrespondenz zu einer Thematik chronologisch erfassen. Am wichtigsten jedoch ist, dass nicht nur Ereignisse aus der Vergangenheit erfasst werden können, sondern gleich einhergehend mit dem erstellen eines Briefes auch ein entsprechender Beleg erzeugt wird. Um den Aufwand so gering wie möglich zu halten, können Sie ihren Brief direkt aus dem Beleg heraus schreiben und auch drucken. Zusätzlich ist ClassiX® auch in der Lage, schon vorhandene Daten dynamisch einzufügen.

Beispiel: Brief erstellen

Als erstes wird ein neuer Brief-Vorgang erzeugt. Zusammen mit der Bearbeitungsmaske für den Beleg wird auch Microsoft Word gestartet und die voreingestellte Dokumentvorlage geladen. Hier können Sie nun den eigentlichen Text des Briefes verfassen. Um zu ClassiX® zurückzukehren, kann Word einfach geschlossen werden. Nun werden die zusätzlichen Daten zu dem Beleg eingegeben (Betreff, Empfänger, ...). ClassiX® ergänzt diese angaben dann automatisch in dem Word Dokument. Nun muss der Brief nur noch mit ClassiX® Druckfunktion ausgedruckt werden.

Das wichtigste ist, die Vorgangsbelege konsequent zu nutzen. Nur so ist es möglich, dass mit der Zeit ein Lückenloses und gut organisiertes Archiv der geschäftlichen Korrespondenz entsteht. Wenn Briefe, E-Mail etc. grundsätzlich mit einem Vorgangsbeleg zusammen aus ClassiX® heraus erstellt werden, dann hält sich die Mehrarbeit in Grenzen. Wenn jedoch erst einmal einige E-Mails z.B. angefallen sind, dann ist es ziemlich viel Arbeit, diese im Nachhinein noch zu erfassen und zu integrieren.

Vorgangsordner

Vorgangsordner dienen dem sortieren und organisieren der Vorgangsbelege. Es können je nach belieben Ordner angelegt werden und natürlich auch wieder entfernt werden. So kann sich jeder eine individuelle Struktur aufbauen um seine Vorgänge zu organisieren. Zusätzlich zu den selbst erstellten Ordnern gibt es auch solche, die ClassiX® automatisch erzeugt. Diese Ordner können weder entfern, noch verschoben oder umbenannt werden. Sie dienen dazu, um bestimmte Belege von vornherein vernünftig wegzusortieren.
Die Vorgangsordner sind dann noch wieder jeweils den Rollen einer Person, bzw. der Person direkt zugeordnet. So kann man die Vorgangsbelege auch kontextbezogen verwalten. Darüber hinaus kann man zu jedem selbst erstellten Ordner auch noch einen Kommentar speichern. Dieser erleichtert das Zuordnen der Ordner zu einer bestimmten Thematik o.ä.
Auch bei den Vorgangsordnern ist es wichtig, diese konsequent zu nutzen und insbesondere auch von der Kommentar-Funktion gebraucht zu machen. Schließlich bringen die ganzen erfassten Vorgänge nur etwas, wenn man sie auch wiederfindet.