Faktura - Kontierung / Vorkontierung

 Rechnungseingangsbuch

Damit Kosten und Erlöse an die FiBu übergeben werden, findet in ClassiX® eine Vorkontierung von diversen Belegen, wie zum Beispiel Ein- und Ausgangsrechnungen, bzw. ihren Werten statt. Diese Vorkontierung kann dann vor dem Verbuchen noch einmal kontrolliert und bei bedarf manuell abgeändert werden. Diese Aufgabe übernimmt für die genannten Beispiele das Rechnungseingangs- und -ausgangsbuch. 

Ein weiteres Beispiel für die Kontierung in ClassiX® ist das Kassenbuch, wo die Belege direkt kontiert und verbucht werden. 

  1. Vorkontierung (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen)
    1.1  Vorkontierung von Eingangsrechnungen
    1.1.1  Ermittlung der zu belastenden Kostenträger/Kostenstellen („normale“ Positionen)
    1.1.2  Ermittlung der zu belastenden Kostenträger/Kostenstellen bei freien Positionen
    1.2  Vorkontierung von Ausgangsrechnungen

  2. Verbuchung in die FiBu

  1. Vorkontierung (Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen)

Die Vorkontierung in ClassiX® läuft immer über die sogenannten Verbuchungscontainer ab, welche über den Slot „containers“ an dem entsprechenden Beleg (CX_INVOICE, CX_PURCHASE_INVOICE) hängen.

Ein Container enthält immer mindesten zwei Daten. Zum Einen den Wert (value) und zum Anderen den Bewegungsmonitors des FiBu-Kontos (account), auf den der Wert verbucht werden soll. Dieses FiBu-Konto kann ein Sachkonto oder eine Kostenart sein, wenn durch den Mandanten die Kostenartenrechnung erlaubt wird.

Des weiteren kann die Kostenstelle und der zu belastende Kostenträger angegeben werden. Somit gibt es drei Angaben, welche einen Container beschreiben. Jeder Container eines Beleges ist in diesen Angaben auch eindeutig, da sich der Wert des Containers immer erhöht, bevor ein identischer Container angelegt wird.

Können Kosten oder Erlöse nicht vorkontiert werden, zum Beispiel weil kein FiBu-Konto ermittelt werden kann, so wird auch kein Buchungscontainer angelegt bzw. der Wert auf einen bestehenden Container aufaddiert. Statt dessen wird die Summe dieser Werte in den Slot „lost.value“ geschrieben.
Bei den Ausgangsrechnungen schaltet Beispielsweise der Zustand der Rechnung nur von „nicht kontiert“ in „kontiert“, wenn lost.value gleich Null ist. In diesem Fall ist die Summe aller Buchungscontainer gleich dem Gesamtwert des Beleges. (Bei Eingangsrechnungen wäre dies auch denkbar)

1.1   Vorkontierung von Eingangsrechnungen

Bei den Eingangsrechnungen werden die Daten der Verbuchungscontainer aus den Positionen geholt, wo zum Beispiel die Kostenart oder das Sachkonto direkt angegeben wird.
Die Werte werden beim Erstellen der Position versucht automatisch zu ermitteln (aus dem Bestellartikel, den Vorgängerbelegen, dem Mandanten, ...), können aber auch nachträglich gesetzt oder überschrieben werden.


Bei jedem Speichern wird die Vorkontierung automatisch durchgeführt.

1.1.1          Ermittlung der zu belastenden Kostenträger/Kostenstellen („normale“ Positionen)

Die Ermittlung der zu belastenden Kostenträger findet bei der Erfassung der Eingangsrechungsposition statt und ist notwendig, da eine Position mehrere Kostenträgerpositionen mit verschiedenen Kostenstellen als Vorgänger haben kann. Bei der Verteilung wird davon ausgegangen, dass alle Vorgänger das gleicher Teil besitzen und somit der Anteil der Vorgänger an den Kosten an Hand der Menge ermittelt werden kann. 

Wird nun bei der Aufteilung der Kosten festgestellt, dass nur ein Kostenträger und/oder eine Kostenstelle belastet wird, so wird die Maske mit diesen Werten gefüllt. Beider Vorkontierung wird dann immer direkt auf die Angaben der Maske zugegriffen, somit gibt es auch kein Problem mit dem Überschreiben der Werte.
Anderenfalls wird die Aufteilung (Prozent – Kostenträger, Kostenstelle, ...) in die requested.container geschrieben und nur zufällig eine Kostenstelle und/oder Kostenträger angezeigt. In der Vorkontierung wird dann auf die Werte der requested.container zugegriffen, womit die angezeigten Werte (außer Kostenart) keinerlei Bedeutung haben.

 Wählt der Benutzer nun über die Positionsmaske eine neue Kostenstelle oder einen anderen Kostenträger aus, so hat er beim Speichern folgende Frage zu beantworten.

Bestätigt er mit ja, so werden die requested.container gelöscht und die Kontierung damit ausschließlich über die angezeigten Werte gesteuert. Sollen die Koste dann trotzdem auf verschiedene Kostenstellen/Kostenträger verteilt werden, so muss die Rechnung dann im Rechnungseingangsbuch manuell kontiert werden.

 

1.1.2          Ermittlung der zu belastenden Kostenträger/Kostenstellen bei freien Positionen

Bei freien Position werden die Kosten ähnlich aufgeteilt, da diese aber verschiedene Bestellpositionen mit verschiedenen Teilen als Vorgänger haben, macht eine Aufteilung nach der Menge keinen Sinn. Somit wird der Wert der Liefereinteilung (gross.value) bei der Aufteilung berücksichtigt. 

Werden ein oder mehrere Bestellköpfe als Vorgänger ausgewählt, so werden alle Liefereinteilungen an der Kostenaufteilung berücksichtigt.

1.2   Vorkontierung von Ausgangsrechnungen

 Bei der Vorkontierung der Rechnungen sieht das etwas anders aus. Auch hier werden können die Kostenstellen und Kostenträger direkt auf der Rechnungsposition angezeigt werden, jedoch wird das Sachkonto/die Kostenart über die VK-Statistik geholt.

Der in der Rechnungsposition und im VK-Artikel angezeigt Ordnungsbegriff besitz ein „Strukturierte Objekt“ (Verkaufsartikelgruppe) an welchem wiederum ein „Bedingtes Konto“ hängt. (sales.structurePointer.cast.accounted.conditionedBag.Evaluate())

Über diese bedingte Konto wird dann die Kostenart oder das Sachkonto in Abhängigkeit verschiedenster Faktoren ermittelt.

 

  1. Verbuchung in die FiBu

Zur Verbuchung von kontierten Belegen dient das Rechnungsbuch/Rechnungseingangsbuch, welches es einmal für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gibt.
Vor dem Verbuchen können jedoch noch zwei Schritte stattfinden. Zum Einen kann man die Vorkontierung kontrollieren, da zu jedem Belege die entsprechenden Buchungscontainer angezeigt werden.
Zum Anderen kann aus dem Rechnungsbuch heraus die Kontierung Manuell verändert werden.