Outlook Synchronisation

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Beschreibung

Mit diesem Modul können die Kontakte in einem Ordner von Outlook mit beliebigen Kontakten in ClassiX^® synchronisiert werden. Der Grundlegende Ablauf dabei ist der folgende: Zuerst muss eine Verbindung zwischen einem Kontakt in Outlook sowie einem Kontakt in ClassiX^® hergestellt werden. Danach erfolgt eine Zuordnung der Kontaktdaten (Geschäftsadresse, private Adresse, ...) zu den gewünschten Feldern in Outlook. Diese Zuordnung kann für jeden Kontakt individuell vorgenommen werden und wird später für alle Synchronisationsvorgänge verwendet. Sobald eine Verbindung zwischen den Kontakten besteht, können diese jederzeit synchronisiert werden.

Funktionalität

• Hauptfenster
• Verbindungsfenster
• Optionsfenster

Hauptfenster

Die gesamte Synchronisation wird von diesem Fenster aus gesteuert und auch gestartet. Der wichtigste Bestandteil des Fensters ist die Liste, in welcher alle zu synchronisierenden Kontakte angezeigt werden. Darüber wird angezeigt, welcher Ordner in Outlook momentan ausgewählt ist. Hier ist standardmäßig der Standard-Kontakt-Ordner von Outlook gewählt. Über den Button "Wählen" wird ein Dialog aufgerufen, mit dem ein Kontakt-Ordner von Outlook ausgesucht werden kann. Der kleine Button daneben dient zum aktualisieren der Liste, falls sich etwas in dem Outlook-Ordner geändert haben sollte. Nach der Auswahl eines Outlook-Ordners werden alle darin enthaltenen Kontakte in die Liste geladen. Ein Symbol vor jedem Eintrag zeigt dabei an, was im Falle einer Synchronisation mit diesem Kontakt geschehen wird. Die unten stehende Tabelle bietet eine Übersicht über die möglichen Zustände. Es gibt prinzipiell vier verschiedene Zustände. Erstens: ein Kontakt existiert sowohl in ClassiX^® als auch in Outlook und wurde auch schon verbunden. Dann werden einfach die Kontaktdaten je nach Einstellung (siehe Optionen) nach ClassiX^® oder Outlook geschrieben.
Zweitens: Wenn ein Kontakt aus dem aktuellen Outlook Ordner noch nicht verbunden wurde bzw. gar nicht in ClassiX^® existiert, dann muss dieser Kontakt verbunden werden (ggf. eine neue Person erstellt werden, siehe Verbindungen).
Drittens: Wird ein Kontakt aus ClassiX^® in die Liste eingefügt, so geht das Modul davon aus, dass dieser in dem gewählten Outlook-Ordner nicht existiert. Bei der Synchronisation wird dann automatisch in Outlook ein neuer Kontakt erstellt und verbunden (die Kontaktdaten müssen jedoch auch hier manuell verbunden werden, siehe Verbindungen).
Viertens: Es ist ein Konflikt bei der Bestimmung des Zustandes aufgetreten. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Kontakt aus ClassiX^® zur Liste hinzugefügt wurde, welcher bereits mit einem Outlook-Kontakt aus einem anderen Ordner verbunden ist. Dieser Kontakt kann dann unter Auflösung der alten Verbindung erneut verbunden werden.
So ergibt sich folgende Randbedingung für die Synchronisation: Es kann nur Ordnerweise synchronisiert werden. Um einen Synchronisationsvorgang zu starten darf kein Kontakt mehr den Zustand "Konflikt" oder "Nicht vorhanden in ClassiX^® aufweisen.
Die Zuordnung zwischen Outlook-Kontakten und ClassiX^®-Kontakten geschieht Benutzerabhängig. D. h. jeder ClassiX^®-Benutzer kann seine eigenen Zuordnungen definieren, die dann so gespeichert werden. Da aber die Kontaktdaten in ClassiX^® nicht Benutzerspezifisch sind, können hierbei unter Umständen Konflikte auftreten. Zum Beispiel könnten zwei verschiedene Benutzer denselben Kontakt aus ClassiX^® mit jeweils einem anderen Kontakt aus Outlook verbinden. Wenn nun einer der Benutzer synchronisiert, dann enthält der ClassiX^®-Kontakt eventuell Daten die der andere Benutzer nicht synchronisieren wollte.

Kontaktzustände

Symbol	Beschreibung
	Dieser Kontakt wird in Outlook aktualisiert.
	Dieser Kontakt wird in ClassiX® aktualisiert.
	Dieser Kontakt wird in Outlook neu erstellt.
	Dieser Kontakt existiert nicht in ClassiX® und muss verbunden/erstellt werden.
	Dieser Kontakt verursacht einen Konflikt, er gehört z.B. nicht zum aktuell ausgewählten Ordner

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Eine Person auswählen und zur Liste hinzufügen.
	Eine Firma auswählen und zur Liste hinzufügen.
	Gewählten Listeneintrag bearbeiten.
	Eintrag aus der Liste entfernen.
	Alle Einträge aus der Liste entfernen
	Fenster zum Verbinden für gewählten Kontakt aufrufen.
	Alle Kontakte in der Liste automatisch verbinden.
	Outlook-Felder für alle Kontakte automatisch verbinden.
	Optionsfenster aufrufen.
	Alle Kontakte Synchronisieren.

Verbindungsfenster

In diesem Fenster geschieht sowohl die Zuordnung eines Outlook-Kontakts zu einem ClassiX^®-Kontakt als auch die Auswahl der Kontaktaktdaten (Telefonnummern, Adressen ...) die synchronisiert werden sollen, sowie deren Zuordnung zu den Feldern des Outlook-Kontakts. In dem Fenster wird auf der Linken Seite der ClassiX^®-Kontakt mit seinen Daten (Name, Vorname ...) angezeigt. Darunter befindet sich eine Liste, welche alle in ClassiX^® gefunden Kontaktdaten enthält. Wenn links noch nichts angezeigt wird, dann handelt es sich um einen Kontakt, welcher in Outlook existiert aber noch nicht mit ClassiX^® verbunden wurde. In diesem Falle werden die entsprechenden Informationen angezeigt, sobald eine Verbindung hergestellt wurde.
Auf der rechten Seite sind alle Felder aus Outlook zu sehen, die synchronisiert werden. Per Drag&Drop lassen sich jetzt die einzelnen Kontaktdaten in die Felder ziehen und werden so zugeordnet. Die genaue Zuordnung ist dabei jedem Benutzer selbst überlassen, so ist es z.B. auch möglich, Fax-Nummern den Telefon-Feldern zuzuordnen. Einzig und allein bei den Adressen wird der Typ überprüft. Falls eine Kontaktinformation in ClassiX^® noch nicht existiert, er scheint neben dem Feld ein Button , mit dem sich diese für den zugeordneten ClassiX^®-Kontakt neu anlegen lässt. Bei einem schon verbundenen Feld erscheint auch ein Button , mit dem sich die Zuordnung wieder aufheben lässt.
Auch das Verbinden mit einem ClassiX^®-Kontakt geschieht per Drag&Drop. Es kann ein beliebiges Kontakt-Objekt auf die linke Seite gezogen werden um eine Verbindung herzustellen. Ebenso kann auch über den Button "Person wählen" oder "Firma wählen" ein entsprechende Kontakt-Objekt ausgewählt werden.
Falls man ein Kontakt in ClassiX^® neu anlegen möchte, so kann die über die Buttons "Person erstellen" oder "Firma erstellen" geschehen. Dann wird ein entsprechendes Kontakt-Objekt neu erzeugt und verbunden.
Mit dem Button "Verbindung trennen" (im Toolbar oder oben Rechts bei dem Outlook-Kontakt) wird die Verbindung zwischen ClassiX^® und Outlook wieder aufgehoben. 
Der Button "Einzelne Zuordnungen aufheben" hebt alle Zuordnungen der Outlook-Felder auf. Dies geschieht beim trennen der Personen-Zuordnung automatisch. Mit dem Button "Outlook-Felder automatisch zuordnen" können alle Felder mit entsprechenden Kontaktdaten aus ClassiX^® automatisch verbunden werden.
Alle Änderungen an den Kontakt- oder Feld Zuordnungen werden erst nach einem Klick auf "OK" übernommen und lassen sich mit dem Button "Abbrechen" auch rückgängig machen.

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Person zum Verbinden auswählen.
	Person zum Verbinden neu erstellen.
	Firma zum Verbinden auswählen.
	Firma zum Verbinden neu erstellen.
	Verbindung zwischen den Kontakten trennen.
	Kontaktinformationen automatisch zuordnen.
	Alle Verbindungen zwischen Kontaktinformationen und Outlook-Feldern aufheben.

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
	Kontaktinformation in ClassiX® neu erstellen.
	Zuordnung zwischen Kontaktinformation und Outlook-Feld aufheben.
OK	Änderungen werden übernommen und das Fenster geschlossen.
Schließen	Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken.

Optionsfenster

Hier lassen sich einige Einstellungen zum Synchronisationsvorgang vornehmen. Die erste Option ist die Master-Auswahl, welche festlegt von wo nach wo die Kontaktdaten geschrieben werden. Ist hier "ClassiX" ausgewählt, so werden alle Kontaktdaten immer von ClassiX^® nach Outlook geschrieben. Wenn "Outlook" ausgewählt ist, so ist es andersherum. Bei der Option "Nach Datum" wird das Datum der letzten Änderung auf der jeweiligen Seite mit dem Datum der anderen Seite verglichen und es wird der ältere Kontakt mit den Informationen aus dem jeweils neueren überschrieben.
Darunter findet man die Anzeigeoptionen. Ist hier "Aktueller Ordner" gewählt, so werden nur Kontakte aus dem aktuellen Outlook-Ordner angezeigt. Wenn jedoch "Alle Ordner" gewählt ist, dann werden alle mit Outlook verbundene Kontakte aus beliebigen Outlook-Ordnern angezeigt. Die Checkbox gibt an, ob Kontakte, die in Outlook als "Privat" markiert sind, auch angezeigt werden sollen. Nur dann können diese Kontakte auch mit ClassiX^®-Kontakten verbunden und synchronisiert werden. Ansonsten werden die privaten Kontakte aus Outlook komplett ignoriert. Bereits verbundene Kontakte werden immer angezeigt, unabhängig davon, ob diese als "Privat" markiert sind oder nicht. Damit diese Kontakte nicht mehr angezeigt werden muss erst die Verbindung in ClassiX^® aufgehoben werden.
Als letztes auf der linken Seite befindet sich dir Möglichkeit, festzulegen welche Informationen aus Outlook nach ClassiX^® übernommen werden sollen. So ist es unter Umständen nicht erwünscht, das für jeden Outlook-Kontakt auch die Daten der jeweiligen Firma in ClassiX^® geändert werden. Einfach bei den Informationen, die übernommen werden sollen, das Häkchen aktivieren.
Rechts oben lässt sich das Verhalten beim automatischen Verbinden eines Outlook-Kontakt mit einem ClassiX^®-Kontakt steuern. Die erste Option steuert das grundsätzliche Vorgehen, ob versucht werden soll, einen schon vorhanden Kontakt in ClassiX^® zu finden oder ob generell der Kontakt neu erstellt werden soll. Die zweite Option gilt für den Fall, das bei der Suche kein Kontakt gefunden wurde. Dann kann auch automatisch einer erstellt werden oder einfach nichts geschehen, so das eine manuelle Zuordnung möglich bzw. nötig ist.
Die letzte Option auf der rechten Seite steuert, was passieren soll wenn eine Firma aus ClassiX^® hinzugefügt wird. Entweder kann nur die Firma gewählt werden, nur die Mitarbeiter der Firma oder beides.
Die Optionen werden Benutzerspezifisch gespeichert, so dass jeder Benutzer die Outlook-Synchronisation nach seinen Vorlieben konfigurieren kann.

Verwandte Themen

• Index
• Alter Outlook Im- und Export
• Partnerpflege

Technische Dokumentation

• Implementation
• Qualitätssicherung
• Outlook Synchronisationsmodul
  • Modulname
  • Klassen
  • Security
  • Empfangene Messages
  • Gesendete Messages

Outlook Synchronisationsmodul

Modulname

olsync.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages

Gesendete Messages