Das Kassenbuch dient der Erfassung von Ausgaben/Einnahmen einer Kasse. Es können beliebig viele Kassen angelegt werden, über deren jeweiligen Bestand Buch geführt werden soll. Kassenbelege können bei ihrer Erfassung sofort kontiert werden, entscheidend ist aber, den Kassenbestand richtig zu führen.
Ein Kassenabschluss erfolgt in 2 Schritten: zunächst wird ein Kassenbericht erstellt, wobei deren Kassenbelege aus dem laufenden Kassenbuch entfernt werden. Die Kassenbelege eines Kassenberichts können nachträglich nur noch in Bezug auf deren Periode oder Kontierung verändert werden. Im zweiten Schritt kann dann ein Kassenbericht an die Finanzbuchhaltung übergeben werden.
Die Kassenbelege eines in der Finanzbuchhaltung verbuchten Kassenberichtes können nicht mehr verändert werden.
Der Normfall eines Kassenbuchvorganges ist ein Kassenbucheintrag, welcher aus einer Vorgangsbeschreibung, eines Einnahme-/Ausgabebetrages und gegebenenfalls einem Steuerwert besteht. Möchte man um mehrere Kassenbucheinträge eine Klammer setzen, so ist diese eine Kassenrechnung. Kassenrechnungen können Eingangs- und Ausgangsrechnungen sein.
Bei Eingangsrechnungen, zum Beispiel der Erfassung einer Tankstellenrechnung über Benzin und Lebensmitteln, ist es möglich die Nummer der Rechnung frei zu erfassen. Als Partner kann man unter anderem einen Lieferanten auswählen. Anschließend kann man die Positionen der Kassenrechnung hinzufügen. Dieser Schritt unterscheidet sich kaum von der "normalen" Funktionalität des Kassenbuches.
Interessant wird die Kassenrechnung beim Verkauf von Waren ohne Offene Posten, dem so genannten Barverkauf. Bei der Erfassung dieser Rechnungen wird über einen eigenen Nummerkreis die Rechnungsnummer automatisch vergeben. Ein Rechnungsempfänger muss nicht ausgewählt werden, könnte aber neben einem in ClassiX angelegten Kunden auch ein Einmalkunden, dessen Daten nur in der Rechnung erfasst werden, sein. Gerade für den zweiten Fall ist es gegebenenfalls sinnvoll eine Preisbasis-Gruppe (Preisgruppe, Kundengruppe, VK-Gebiet) auszuwählen.
Bei Barverkaufsrechnungen ist es möglich ein Teil und eine Menge anzugeben. Hierbei muss das lagergeführte Teil oder Unterteile direkt angegeben werden. Die Auswahl eines Variantenteils ist nicht möglich, da dieses nicht auf Lager liegen kann. Der VK-Preis wird als Einnahme automatisch ermittelt.
Nachdem die Kassenrechnung erfasst ist, kann diese gedruckt und dem Kunden ausgehändigt werden. Als zweiten Schritt muss noch die Auslagerung erzeugt werden, damit die Lagerbestandskorrektur durchgeführt wird. Dies geschieht automatisch über das Menü "Weiterverarbeitung". Solange dieser Schritt nicht durchgeführt wurde, ist eine Erstellung des Kassenberichtes nicht möglich.
Dieses Fenster dient der Pflege von Kassenbüchern. Beim Erstanlage eines neuen Kassenbuches müssen die Felder der Gruppe Bestand ausgefüllt und in der Lasche Einstellungen kann das entsprechende Sachkonto der Kasse in der Finanzbuchhaltung ausgewählt werden.
| Menüpunkt | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | - |
| : Beleg | - |
| : : Neu | |
| : : : Kassenbucheintrag | Neuen Kassenbucheintrag erstellen |
| : : : Kassenrechnung | Neue Kassenrechnung erstellen |
| : : Editieren | Selektierten Kassenbeleg bearbeiten |
| : : Kopieren | - |
| : : : als Kassenbeleg | Kassenbeleg kopieren |
| : : : als wiederkehrenden Vorgang | Kassenbeleg als wiederkehrenden Vorgang kopieren |
| : : Weiterverarbeitung | - |
| : : : Auslagerung erstellen | Für die selektierten Kassenbucheinträge und/oder Kassenrechnungen mit deren Kassenbucheinträgen wird für die darin angegebenen Artikel ein Lagerentnahmebelege erstellt und verbucht |
| : : Entfernen | Selektierten Kassenbeleg entfernen |
| : Kassenbericht | - |
| : : Erstellen | Kassenbericht erstellen und/oder Kassenbelege drucken |
| : : Anzeigen | Selektierten Kassenbericht anzeigen |
| : : Verbuchen in Finanzbuchhaltung | Kassenbericht in der Finanzbuchhaltung verbuchen. Die im Kassenbericht hinterlegte Buchungsperiode wird übernommen. Ist diese Periode in der Finanzbuchhaltung nicht mehr bebuchbar, erscheint eine entsprechende Meldung. Man muss dann erst das Buchungsfenster öffnen und die zu bebuchende Periode auswählen und fixieren. Erst dann kann der Kassenbericht in die Finanzbuchhaltung übernommen werden. |
| : Saldovortrag setzen | Saldovortrag setzen |
| : Schließen | Fenster schließen |
| Suchen | Listenfenster aufrufen |
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
|
Neues Kassenbuch anlegen |
|
|
Änderungen speichern |
|
|
Kassenbuch löschen |
|
|
Kassenbericht erstellen |
|
|
Notizen anlegen/bearbeiten |
|
|
Kopieren in Zwischenablage |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Bestand | Die Felder dieser Gruppe können nur bei Erstanlage eines Kassenbuches angegeben werden |
| : Name | Name der Kasse |
| : Barverkaufskasse | Ist diese Auswahl getroffen, kann in jedem Kassenbucheintrag zusätzlich zu Einnahme/Ausgabe, usw. auch ein Artikel mit Menge angegeben werden. Wird ein Artikel angegeben, wird für diesen Artikel mittels der Weiterverarbeitung ein Lagerentnahmebeleg erstellt |
| : Bestand | Bestand der Kasse |
| : : per | Ausgabe des letzten Erfassungsdatums im Kassenbuch |
| Laufende Kassenbelege | |
| : Liste | Anzeige der laufenden Kassenbelege. Per Doppelklick kann ein Eintrag im Kassenbelegfenster editiert werden |
| Kassenberichte | |
| : Liste | Anzeige der erstellten Kassenberichte der Kasse. Durch Doppelklick auf einen Kassenbericht öffnet sich ein Fenster zur Anzeige der Kassenbelege dieses Kassenberichtes |
| Wiederkehrende Vorgänge | |
| : Liste | Liste häufig wiederkehrender Kassenvorfälle. Ein häufig wiederkehrender Vorgang kann durch Kopieren eines beliebigen, laufenden Kassenbelegs erstellt werden. Ausgewählt wird ein solcher Vorgang, wenn man im Kassenbelegfenster auf den Knopf "Vorgang" drückt |
| Einstellungen | |
| : Buchungsperiode | Buchungsperiode auswählen |
| : Sachkonto | Sachkonto der Kasse in der Finanzbuchhaltung auswählen |
| : Belegzähler | Zähler der Kassenbelege |
| : Saldovortrag | Saldovortrag (Bestand) der Kasse |
| : : per | Datumswert |
| : Kassenberichtszähler | Zähler der Kassenberichte |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| OK | Änderungen am Kassenbuch werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt. |
| Neu | Das Eingabefenster wird geleert. |
| Löschen | Das angezeigte Kassenbuch wird gelöscht. |
| Schließen | Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken. |
Dient der Auflistung aller im System geführten Kassenbücher.
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
|
Neues Kassenbuch anlegen |
 |
Kassenbuch bearbeiten |
|
|
Kassenbuch löschen |
|
|
Kassenbuch erstellen |
|
|
Notizen anlegen/bearbeiten |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| Bearbeiten | Das aktuelle Kassenbuch wird im Eingabefenster angezeigt.. |
| Neu | Ein leeres Eingabefenster wird geöffnet. |
| Löschen | Das ausgewählte Kassenbuch wird gelöscht. |
| Schließen | Das Fenster wird geschlossen. |
Dieses Fenster dient der Selektion eines bestimmten Kassenbuch-Objekts.
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| OK | Das selektierte Kassenbuch-Objekt wird übernommen. |
| Schließen | Die Selektion wird abgebrochen. |
Der Saldovortrag/Bestand der Kasse kann erneut gesetzt werden. Dieses sollte nur dann notwendig sein, wenn bei Erstanlage eines Kassenbuches der falsche Anfangsbestand erfasst worden ist. Ansonsten muss der (Fehl-)Bestand einer Kasse immer über eine Buchung angepasst werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Saldovortrag | Angabe des Saldovortrages/Bestands der Kasse |
| per | Datumswert |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| Setzen | Änderungen werden gespeichert. |
| Schließen | Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken. |
Fenster zur Erfassung/Bearbeitung eines einzelnen Kassenbelegs.
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
|
Notizen anlegen/bearbeiten |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Periode | Periode, in der der Kassenbeleg in der Finanzbuchhaltung verbucht werden soll |
| Nummer | Laufende Nummer des Kassenbelegs |
| Datum | Datum des Kassenbelegs |
| Vorgang | Vorgangsbeschreibung. Drückt man auf den Knopf, dann erhält man die Liste der wiederkehrenden Vorfälle |
| Einnahme | Betrag, den die Kasse eingenommen hat. Wird hier ein Wert eingetragen, können nur Mehrwertsteuerschlüssel (s. Feld St.Schl.) erfasst werden. Es kann pro Kassenbucheintrag nur entweder ein Einnahme- oder ein Ausgabebetrag eingegeben werden |
| Ausgabe | Betrag, der aus der Kasse entnommen wurde. Wird hier ein Wert eingetragen, können nur Vorsteuerschlüssel (s. Feld St.Schl.) erfasst werden. Es kann pro Kassenbucheintrag nur entweder ein Einnahme- oder ein Ausgabebetrag eingegeben werden |
| St.Schl. | Steuerschlüssel zur Schnellerfassung der Steuer. Je nach Art des Betrages (Einnahme oder Ausgabe) kann nur ein Vorsteuer- oder ein Mehrwertsteuerschlüssel eingetragen werden |
| Steuer | Anzeige/Auswahl des Steuersatzes |
| Steuerbetrag | Anzeige/Eingabe des Steuerbetrages. Der mittels des Steuerschlüssels errechnete Steuerbetrag kann bei einem Vorsteuerschlüssel innerhalb der am Mandanten festgelegten Toleranzgrenzen (Feld: Erlaubte Steuerkontierungsabweichung) verändert werden. Bei einem Mehrwertsteuerschlüssel gilt keine Toleranzgrenze |
| Angabe der Kontenart | |
| Konto | Kontonummer |
| K.Stelle | Kostenstelle |
| K.Träger | Kostenträger |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| OK | Änderungen am Kassenbeleg werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt. |
| Neuer Beleg | Änderungen werden gespeichert und das Eingabefenster wird geleert. |
| Löschen | Der angezeigte Kassenbeleg wird gelöscht. |
Das Erstellen eines Kassenberichts aus laufenden Kassenbelegen kann über das Hauptmenü "Bearbeiten-->Kassenbericht-->Erstellen" aufgerufen werden.
Hier können entweder selektierte Belege einfach nur gedruckt, oder Belege bis zu einer laufenden Nummer als Kassenbericht übernommen (abgeschlossen und verbucht) werden.
Das Übernehmen der Kassenbelege in einen neuen Kassenbericht darf nur in einem zusammenhängendem Nummernbereich von der kleinsten nicht übernommenen, bis zur einzugebenden Nummer erfolgen. Ist die Option "Selektierte Positionen" aktiviert, so kann kein Abschluss erstellt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Auswahl | Angabe, bis zu welcher laufenden Nummer die Kassenbelege in den Kassenbericht überstellt werden sollen |
| : Selektierte Positionen | Die vor dem Öffnen des
Kassenberichts-Erstellungsfensters in der Liste der Kassenbelege
selektierten Positionen können gedruckt, aber nicht in einen Kassenbericht
übernommen werden.
Das Übernehmen der Kassenbelege in einen neuen Kassenbericht darf nur in einem zusammenhängendem Nummernbereich von der kleinsten nicht übernommenen, bis zur einzugebenden Nummer erfolgen. Ist die Option "Selektierte Positionen" aktiviert, so kann kein Abschluss erstellt werden. |
| : Bis Nummer | Angabe, bis zu welcher laufenden Nummer die Kassenbelege in den Kassenbericht überstellt werden sollen |
| mit Kassenabschluss | Wird dieses Feld angeklickt, dann werden die ausgewählten Kassenbelege endgültig in den Kassenbericht überstellt. Ansonsten wird ein Kassenbericht nur als Druck ausgegeben |
| : per | Angabe des Datum des Kassenberichtes, falls die Auswahl "mit Kassenabschluss" getroffen wurde |
| Option, ob nach einem Kassenabschluss der neue Kassenbericht automatisch ausgedruckt werden soll, oder, falls die Option "mit Kassenabschluss" nicht gesetzt ist, die Kassenbelege einfach ausgedruckt werden sollen. |
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| Kassenbericht erstellen |
Fenster zur Anzeige der Kassenbelege eines Kassenberichtes.
| Symbol | Beschreibung |
|---|---|
|
|
Kassenbericht drucken |
|
|
Kopieren in die Zwischenablage |
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Nummer | Laufende Nummer des Kassenberichtes |
| Verbucht | Angabe, ob der Kassenbericht in die Finanzbuchhaltung übernommen wurde |
| Anfangsbestand | Bestand der Kasse vor Verbuchung der Kassenbelege im Kassenbericht |
| Liste | Ausgabe der Liste der Kassenbelege des Kassenberichtes. Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag gelangt man zur Maske zur Bearbeitung der Kontierung eines Kassenbelegs eines Kassenberichtes |
| Endbestand | Bestand der Kasse nach Verbuchung der Kassenbelege im Kassenbericht |
Fenster zur nachträglichen Bearbeitung eines Kassenbeleg, der bereits in einen Kassenbericht überführt worden ist. Der Aufbau des Fensters entspricht dem Erfassungsfenster eines Kassenbelegs, es können allerdings nur noch die Periode oder die Kontierung des Kassenbelegs verändert werden.
| Knopf | Beschreibung |
|---|---|
| OK | Änderungen werden gespeichert. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt. |
| Abbruch | Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken. |
Um die Erfassung häufig wiederkehrender Kassenvorgänge zu erleichtern, kann man jeden beliebigen, erfassten Kassenbeleg als wiederkehrenden Kassenbelegsvorfall kopieren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Liste | Anzeige der Liste häufig wiederkehrender Kassenvorgänge |
Erstellen einer Kassenrechnung/Barverkaufsrechnung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Rechnungstyp | |
| : Eingangsrechnung | Definition der Rechnungsart |
| : Ausgangsrechnung | |
| Rechnungskopf | |
| : Nummer | Nummer der Rechnung. Bei Eingangsrechnungen frei erfassbar, Bei Ausgangsrechnungen über Zähler automatisch definiert. |
| : Datum | Datum der Rechnung |
| : Periode | Buchungsperiode |
| : Partner | Empfänger oder Steller der Rechnungen. Bei Ausgangsrechnungen auch als Einmalkunde definierbar. |
| : Adresse | |
| : Preisbasis | Dient der richtigen Preisfindung, wenn kein Kunde definiert wurde. |
| Rechnungsposition | |
| : Liste | Liste der Rechnungspositionen |
| Summe | |
| : Netto | Gesamtsumme Netto |
| : Steuer | Gesamtsumme Steuer |
| : Brutto | Gesamtsumme Brutto |
cashbook.mod
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
| Message | Parameter | Funktion | Security |
|---|---|---|---|
| CASH_BOOK_CHANGED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde geändert | |
| CASH_BOOK_CREATED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde erzeugt | |
| CASH_BOOK_DELETED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde gelöscht |
| Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
|---|---|---|---|
| EDIT_CASH_BOOK | Kassenbuch-Objekt oder NULL | Eingabefenster für Kassenbuch aufrufen | Kassenbuch-Editiermodul |
cashbedt.mod
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
| Message | Parameter | Funktion | Security |
|---|---|---|---|
| BUSINESS_YEAR_SELECTED | |||
| CASH_BOOK_CHANGED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde geändert | |
| CASH_BOOK_CREATED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde erzeugt | |
| CASH_BOOK_DELETED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde gelöscht | |
| CASH_BOOK_TXN_CHANGED | |||
| COMMENT_CHANGED | Objekt | Kommentar wurde geändert | |
| COMMON_CASH_BOOK_TXN_SELECTED | |||
| COST_CENTER_SELECTED | |||
| COST_OBJECTIVE_SELECTED | |||
| COST_TYPE_SELECTED | |||
| CREATE_CASH_BOOK_TXN | |||
| CREATE_CASH_REPORT | |||
| CREDIT_OPEN_ITEM_SELECTED | |||
| CUSTOMER_SELECTED | |||
| DEBIT_OPEN_ITEM_SELECTED | |||
| EDIT_CASH_BOOK | Collection Kassenbuch-Objekte oder NULL | Eingabefenster für Kassenbuch aufrufen | |
| EDIT_CASH_BOOK_START_BALANCE | |||
| EMPLOYEE_SELECTED | |||
| EXPENSES_OPEN_ITEM_SELECTED | |||
| GENERAL_LEDGER_SELECTED | |||
| LIST_CASH_BOOK | Collection Kassenbuch-Objekte oder NULL | Listenfenster für Kassenbuch aufrufen | |
| LOAD_CASH_BOOK | Kassenbuch importieren | ||
| SELECT_COMMON_CASH_BOOK_TXN | |||
| SHOW_CASH_REPORT | |||
| SUPPLIER_SELECTED |
| Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
|---|---|---|---|
| CASH_BOOK_CHANGED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde geändert | |
| CASH_BOOK_CREATED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde erzeugt | |
| CASH_BOOK_DELETED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde gelöscht | |
| CASH_BOOK_TXN_CHANGED | |||
| COMMON_CASH_BOOK_TXN_SELECTED | |||
| CREATE_CASH_BOOK_TXN | |||
| CREATE_CASH_REPORT | |||
| EDIT_CASH_BOOK | Kassenbuch-Objekt oder NULL | Eingabefenster für Kassenbuch aufrufen | Kassenbuch-Editiermodul |
| EDIT_CASH_BOOK_START_BALANCE | |||
| EDIT_COMMENT | Objekt | Eingabefenster für Kommentar aufrufen | Kommentar-Editiermodul |
| LIST_CASH_BOOK | Listenfenster für Kassenbuch aufrufen | Kassenbuch-Editiermodul | |
| SELECT_COMMON_CASH_BOOK_TXN | |||
| SELECT_COST_CENTER | |||
| SELECT_COST_OBJECTIVE | |||
| SELECT_CREDIT_OPEN_ITEM | |||
| SELECT_DEBIT_OPEN_ITEM | |||
| SELECT_EXPENSES_OPEN_ITEM | |||
| SHOW_CASH_REPORT |
cashbsel.mod
Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.
| Message | Parameter | Funktion | Security |
|---|---|---|---|
| CASH_BOOK_CHANGED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde geändert | |
| CASH_BOOK_CREATED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde erzeugt | |
| CASH_BOOK_DELETED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde gelöscht | |
| SELECT_CASH_BOOK | Collection Kassenbuch-Objekte oder NULL, Empfänger der Antwort | Selektionsfenster für Kassenbuch aufrufen |
| Message | Parameter | Funktion | Empfangs-Modul |
|---|---|---|---|
| CASH_BOOK_SELECTED | Kassenbuch-Objekt | Kassenbuch wurde selektiert | |
| EDIT_CASH_BOOK | Kassenbuch-Objekt oder NULL | Eingabefenster für Kassenbuch aufrufen | Kassenbuch-Editiermodul |