Vorgangsbeleg

Beschreibung Funktionalität Verwandte Themen Technische Dokumentation

Vorgänge

Beschreibung

Ein Vorgangsbeleg dokumentiert zum Einen eine abgeschlossene Tätigkeit (Aktivität), wie z.B. eine geführte Besprechung, eine Tätigkeitsanweisung oder einen geschriebenen Brief, zum Anderen aber auch eine geplante Tätigkeit (Planung). Ist ein Vorgangsbeleg als "Planung" gekennzeichnet, erhält er automatisch den Status "Wiedervorlage" aus dem ausgewählten Geschäftsprozess, sofern es einen gibt. Diese Wiedervorlagen können dann über die Liste "Meine Wiedervorlagen" abgerufen und per Intervall geprüft werden.

Sowohl Aktivität als auch Planung können Aktiv oder Passiv sein. Aktive Vorgänge sind ausgehend von der eigenen Firma zu einem Partner. Passive Vorgänge sind eingehend von einem externen Partner zur eigenen Firma ( z.B. Kunde ruft mich an, Kunde schreibt Mail an mich, etc. ). Aktivität oder Planung können zur Verfolgung der Abarbeitung als "erledigt" gekennzeichnet werden.

Einem Vorgangsbeleg können ein oder mehrere Empfänger zugeordnet werden.  Für jeden einzelnen Empfänger wird beim Ausdruck ein Dokument gedruckt bzw. eine e-mail oder ein Fax verschickt. Je nachdem, was als Typ des Vorgangs gewählt ist (Brief, Fax, E-Mail etc.) wird neben dem Namen des Empfängers die entsprechende Kontaktinformation ausgegeben, also Adresse, Faxnummer oder E-Mail Adresse.  Damit werden Vorgangsbelege z.B. auch für das Erstellen von Serienbriefen eingesetzt. Diese können per Kontextmenü auf der entsprechenden Zeile verändert werden.

Allen Geschäftsobjekten können - organisiert über Vorgangsordner - beliebig viele Vorgangsbelege zugeordnet werden. Ein Geschäftsobjekt kann dabei z.B. ein Partner, eine Partnerrolle (z.B. Lieferant), ein Teil, eine Teilerolle (z.B. die Fertigungsrolle), eine Stückliste, usw. oder sogar auch ein anderer Beleg sein, wie z.B. ein Auftrag, eine Rechnung, oder ein anderer Vorgangsbeleg. Andererseits kann jeder Vorgangsbeleg selbst mit beliebig vielen Geschäftsobjekten verbunden werden. Die Vorgangsbelege sind dann in diesen Vorgangsordnern verbucht und unterstützen somit den Workflow von Informationen.

Vorgangsbelege können mit Angabe des Vorgangtyps (Notiz, Brief, Telefonat, usw.) auch direkt von einem Geschäftsobjekt aus erstellt werden. Ist der Vorgangstyp Brief, Fax oder e-mail wird das Geschäftsobjekt (der Partner oder die Partnerrolle) automatisch auch als Empfänger eingetragen, ansonsten wird am Vorgangsbeleg automatisch nur dessen Vorgangsordner registriert.

Ist das Geschäftsobjekt ein Ansprechpartner, dann wird neben dem Vorgangsordner des Ansprechpartners auch der Vorgangsordner seiner Firma bzw. der Firmenrolle eingefügt, aus der der Ansprechpartner aufgerufen wurde.

Mit Vorgangsbelegen wird somit u.a. eine Kunden Kontaktverwaltung im Sinne einer CRM Funktionalität möglich: Hinterlegung von Informationen über z.B. Telefonate, Brief- und E-Mail Verkehr mit dem Kunden (Aktivitäten), oder Planungen mit i.d.R. einer Wiedervorlage, um z.B. Marketing-/Verkaufsaktionen zu fördern.

Einem Vorgangsbeleg können beliebig viele externe Dokumente hinzugefügt werden. Wordtexte, Excel-Tabellen und Zeichnungen werden direkt angezeigt und die Objekte können per Doppelklick bearbeitet werden. Damit auf jeder Seite ersichtlich ist, ob Externe Dokumente einem Beleg hinzugefügt wurden, erscheint deren Anzahl direkt auf dem entsprechenden Reiter. In der Liste werden sowohl Typ der Datei als auch die Anwendung, welche für diesen Typ registriert ist, angegeben.

Die hiermit hinzugefügten Dokumente sind aus Sicherheitsgründen direkt dem Vorgangsbeleg zugeordnet und werden nicht als Assoziationen innerhalb der Beleghistorie gepflegt.

Weiterhin kann man für jedes externe Dokument eine Beschreibung eingeben (über den Knopf 'Beschreibung'). Als letzte Information wird noch der Dateiname angegeben, unter welchem die Datei auf der Festplatte gespeichert war/ist.

Alle angehefteten Dateien werden beim Versand per E-Mail als Anhang mitverschickt. Die Verarbeitung sämtlicher Microsoft Office Dateitypen ist standardmäßig gewährleistet.

Um Belegketten (zu ein und der selben Aktivität/Planung) zu erstellen, können von einem Beleg auch Nachfolgebelege erstellt werden. Diese dienen z.B. dazu, den Kundenkontakt bezüglich eines Themas zu verfolgen, z.B. erstes Telefonat - Info Mail zugeschickt - zweites Telefonat - Präsentation - drittes Telefonat etc. Die Verkettungen eines Belegs zu seinen Vorgänger- oder Nachfolgerbelegen werden in der Belegverknüpfungen Lasche angezeigt.

Jeder Vorgangsbeleg ist einem Geschäftsprozess zugeordnet und kann verschiedene Stati annehmen, welche manuell gesteuert werden.
Es können jederzeit neue Geschäftsprozesse für die Vorgangsbelege erstellt werden. Das Kennzeichen des neuen Geschäftsprozesses muss mit "TXN_NOTE_WFL" beginnen, um als Vorgangsbeleg Prozess erkannt zu werden.

Das Feld "Bearbeiter" kennzeichnet den Mitarbeiter bzw. die Kostenstelle, die diese "Aufgabe" erledigen muss, bzw. in dessen Vorgänge und eventuell Wiedervorlagen dieser Vorgangsbeleg gebucht wird.

Funktionalität

• Text oder Worddokument mit variablen Inhalten
   
• Eingabefenster
• Listenfenster
• Selektionsfenster
• Optionsfenster
• Wiedervorlage von Vorgängen (Aktionen)

Text oder Worddokumente mit variablen Inhalten

In Vorgangsbelegen, die zum Beispiel auch als Rundmails oder Serienbriefe genutzt werden, reichen statische Anschreiben in der Regel nicht aus. So möchte man beispielsweise eine persönliche Anrede statt "Sehr geehrte Damen und Herren" verwenden. Erreicht wird dies über Dokumentvariablen, die je nach dem ob am den Nachrichtentext in Word oder als Text erfasst eingefügt werden.

In Word werden die Variablen über den hier beschriebenen Weg eingefügt.

Wird die Nachricht als Nachricht erfasst, so muss der Zugriffsausdruck innerhalb des Textes von folgender Zeichenfolge eingeschlossen werden:

        "Dies ist der Text vor der Variablen << Zugriffsausdruck >> Dies ist der Text nach der Variablen."

In einigen Fällen liefert der Zugriffsausdruck kein Ergebnis zurück. Um in diesen Fällen dennoch einen Standardtext zurück zu geben, kann man innerhalb des Zugriffsausdruck die Zeichen "||" verwenden. Im folgenden Beispiel soll der Ansprechpartner eines Vorgangsbeleges persönlich angesprochen werden. Ist dieser nicht bekannt, so soll eine Standardanrede verwendet werden:

        "<< sent.personInCharge.Speech(3,0,2) || Sehr geehrte Damen und Herren >>"

Insgesamt könnte die Nachricht einer Rundmail dann wie folgt aussehen.

Eingabefenster

Dieses Fenster dient der Pflege von Vorgangsbelegen. Sie können einen Vorgangsbeleg auswählen, in dem Sie im Feld "Nummer" die Nummer des gewünschten Vorgangsbelegs eingeben und mit RETURN bestätigen.

Beim Anlegen eines Vorgangsbeleges werden Datum, Zeit, Art, Ersteller und Bearbeiter (aus dem angemeldeten Benutzer) und - falls nicht anders vorgegeben - der Vorgangsordner des Benutzers -  vorgegeben. Wird ein Empfänger ausgewählt wird, so wird der Vorgang auch in dessen Vorgangsordner registriert.

Die Vorgangsbelegnummer wird nach dem Speichern des Vorgangsbelegs automatisch vergeben.

• Kopie: Der Vorgangsbeleg wird kopiert. Datum und Zeit werden aktualisiert. Auch die Empfänger, alle Vorgangsordner, der Nachrichtentext und die externen Dokumente werden übernommen bzw. ebenfalls kopiert.
   
• Nachfolgebeleg: Es wird einer neuer Vorgangsbeleg als Nachfolger des Ursprungbelegs erstellt. Als Ersteller und Bearbeiter wird der aktuelle Benutzer eingetragen. Nur die Empfänger und Vorgangsordner werden in den Nachfolgebeleg übernommen,  der Vorgangstyp bleibt im Nachfolgebeleg erhalten. Der Ursprungsbeleg wird automatisch auf erledigt gesetzt.

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Änderungen am Vorgangsbeleg werden gespeichert.
	Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg
	Der angezeigte Vorgangsbeleg wird gelöscht
	Erzeugt eine Kopie des aktuellen Vorgangbelegs
	Erstellt einen Nachfolgebeleg zum aktuellen Vorgangsbeleg
	Anzeigen der Beleghistorie des aktuellen Vorgangsbelegs
	Die Daten des angezeigten Vorgangbelegs werden in der Druckvorschau angezeigt
	Vorgangsbeleg per OLE drucken, faxen oder per E-Mail versenden (Das sich öffnende Kontextmenü wird hier beschrieben.)
	Die selektierten Textbausteine werden in die Nachricht eingefügt. Knopf ist nur sichtbar, wenn das Feld "Nachricht" auf Word eingestellt ist
	Die selektierten Dokumentbausteine werden an den Vorgang angefügt. Knopf ist nur sichtbar, wenn das Feld "Nachricht" auf Word eingestellt ist

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
Belegdaten
: Beleg	-
: : Ersteller	Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen
: : Prozess	Selektionsfenster der Geschäftsprozesse aufrufen
: Vorgang	-
: : Vorgangsdatum/Wiedervorlagedatum	Setzt das Sitzungsdatum
: : Zeit	Setzt die aktuelle Zeit
: : Bearbeiter	Selektionsfenster der Mitarbeiter aufrufen
: Nachricht	-
: : Format ändern	Nachrichtenformat zwischen Word und Text umschalten
: : : Auffrischen	Word Dokument aktualisieren (z.B. nach Ändern des Empfängers)
Empfänger/Partner
: Empfänger	-
: :	Es wird eine Outlook Email mit den Adressen der selektierten Empfänger geöffnet. Wenn ein Ansprechpartner existiert, wird seine Emailadresse genommen, anderenfalls die der Firma. Diese Funktion sollte nur für einen schnellen Kontakt benutzt werden, anderenfalls sollte ein Nachfolge- oder ein neuer Vorgangsbeleg erzeugt werden.
: : Einfügen	Aufruf des Kontextmenüs zum Einfügen von Empfängern
: : Entfernen	Selektierter Empfänger wird gelöscht
: In Vorgangsordner von	-
: : Übernehmen	Vorgangsordner der oben selektierten Empfänger hinzufügen. Ist keiner selektiert werden alle übernommen.
: : Ordner	Bestimmten Unter-Vorgangsordner eines gewählten Vorgangsordners selektieren
: : Einfügen	- Mitarbeiter - Benutzer - Person - Ansprechpartner - Firma - Firma / Ansprechpartner über das entsprechende Selektionsfenster einfügen.
: : Entfernen	Selektierten Eintrag entfernen
Externe Dokumente
: OLE-Dokument	-
: : Beschreibung	Dem geladenen (externen) Dokument kann ein beschreibender, kommentierender Text hinzugefügt werden.
: : Einfügen	Je nach Auswahl des Kontextmenüs kann eine Datei oder eine in Outlook selektierte Email als externes Dokument in den Vorgangsbeleg eingefügt werden. Ein externes Dokument (z.B. Word oder Excel) wird in die Datenbank übertragen und dem Vorgangsbeleg zugeordnet. Ist nur ein Dokument dem Vorgangsbeleg zugeordnet, wird dieses Dokument im Fenster direkt angezeigt, ansonsten wird eine Liste der zugeordneten Dokumente angezeigt.
: : Löschen	Das in der Liste selektierte oder im Fenster angezeigte Dokument wird gelöscht.
Statusbar
: Speichern + Schließen	Änderungen am Vorgangsbeleg werden gespeichert und das Fenster geschlossen. Wenn keine Änderungen getätigt wurden ist der Knopf gesperrt.
: Neu	Das Eingabefenster wird geleert.
: Löschen	Der angezeigte Vorgangsbeleg wird gelöscht.
: Schließen	Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken.

Listenfenster

Das Listenfenster dient der Auflistung von Vorgangsbelegen.

Die Liste kann durch die oberen Suchfelder gefiltert werden. Der Filter kann aus mehreren Feldern gleichzeitig bestehen. Wird jedoch nach der "Nummer" gesucht, werden alle anderen Felder zurückgesetzt (da die Nummer eines Vorgangsbelegs immer eindeutig ist). Jede Eingabe in einem anderen Feld setzt das Feld "Nummer" wieder zurück.

Der Fenstertitel zeigt immer an, aus welcher Grundmenge bzw. aus welchem Ordner die angezeigten Vorgangsbelege stammen: z.B. "Alle Vorgangsbelege", falls aus der Menge aller Vorgangsbelege angelistet wird oder "Vorgangsbelege von...", falls es sich um Vorgangsbelege z.B. eines Benutzers handelt oder "Vorgangsbelege in...", falls die Vorgangsbelege aus einem Unterordner stammen.

Die Anzeige "Eingefügte Vorgangsbelege" erscheint dann, wenn die Vorgangsbelege durch Drag&Drop anderer Objekte in die Liste übernommen wurden. Per Drag&Drop können folgende Objekte in die Liste gezogen werden:

• Vorgangsbelege
• Vorgänge
• Ordner
• Firmen / Personen und deren Rollen (Kunde, Interessent, Benutzer, ...)
• Geschäftsprozesse
• Status der Geschäftsprozesse
• Strukturen z.B. mit mehreren Interessenten
• Favoriten

Die zusätzliche Anzeige "( gefiltert )" erscheint dann, falls in der Suchmaske ein Wert eingegeben wurde und die Liste somit nach diesen Kriterien gefiltert ist.

Durch Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste oder durch Selektieren eines Eintrages in der Liste und anschließendem Drücken des Knopfes "Bearbeiten" im Eingabefenster wird die Eingabemaske zum Bearbeiten des Vorgangsbelegs geöffnet.

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Die Vorgangsbelege werden entsprechend der eingestellten Filter selektiert und angelistet. Werden die Eintragungen am Filter geändert und dieser Knopf erneut betätigt, bleibt die Grundmenge der Vorgangsbelege - wie im Fenstertitel angegeben- , die gleiche. (s.a. Beschreibung des Listenfensters). Auf diese Weise kann eine Suche immer weiter verfeinert werden
	Zurücksetzen der Suchfilter, d.h. alle Suchfelder werden entleert. Danach können wieder beliebige Filter gesetzt werden. Die Suche bleibt aber weiterhin auf der einmal gewählten Grundmenge der Vorgangsbelege - wie im Fenstertitel angegeben- beschränkt. (s.a. Beschreibung des Listenfensters)
	Erstellt einen neuen Vorgangsbeleg
	Erstellt einen Nachfolgebeleg zum ausgewählten Vorgangsbeleg
	Bearbeiten des ausgewählten Vorgangsbelegs
	Löschen des ausgewählten Vorgangsbelegs
	Die Liste der angezeigten Vorgangsbelege wird in einer einfachen Form ausgedruckt
	Vorgangsbeleg per OLE drucken, faxen oder per E-Mail versenden (Das sich öffnende Kontextmenü wird hier beschrieben.)
	Die Liste der angezeigten Vorgangsbelege wird in die Zwischenablage kopiert
	Anzeigen der Beleghistorie des ausgewählten Vorgangsbelegs

Selektionsfenster

Dieses Fenster dient der Selektion eines Vorgangsbeleges.

Optionsfenster

Im Optionsfenster können ein Standard Prozess und ein Standard Status definiert werden, die automatisch gesetzt werden, wenn ein neuer Vorgangsbeleg erstellt wird.

Wiedervorlage von Vorgängen (Aktionen)

Die Wiedervorlage dient dem Benutzer durch ein Popupfenster als Erinnerung an Vorgangsbelege. In diesem Fenster werden alle Belege angezeigt, welche von der Art "Aktion" sind, ein Wiedervorlagedatum in der Vergangenheit haben und nicht als erledigt markiert sind.

Die Zuordnung der Vorgangsbelege zu einem Benutzer erfolgt über die Vorgangsordner. Somit ist es auch möglich, einen Wiedervorlagebeleg bei einem anderen Benutzer aufpoppen zu lassen. Dies kann man tun, indem man in der Gruppe "In Vorgangsordner von" über das Einfügen - Menü einen anderen Benutzer auswählt.
Standardmäßig ist die Wiedervorlageoption ausgeschaltet. Sie kann aber über den Menüpunkt Optionen aus dem Vorgangsbelegfenster heraus gestartet werden, sowie über das Hauptfenster [ Anwender -> Vorgänge -> Wiedervorlage-Optionen ]. In dem Optionsfenster kann auch die Frequenz bestimmt werden, mit der die aktiven Vorgänge kontrolliert werden sollen. Je nachdem wie genau die Kontrolle sein soll und wie störend das Popupfenster ist, kann hier die Einstellung vorgenommen werden
Aus dem Popupfenster heraus kann der Vorgangsbeleg aufgerufen werden. Des weiteren hat man die Möglichkeit, ihn ohne vorhergehendes Öffnen auf erledigt zu setzen, sowie den nächste Erinnerungszeitpunkt zu bestimmen. Achtung! Setzt man den Zeitpunkt der nächsten Erinnerung auf 5 Minuten, so sollte auch die Kontrollfrequenz so gesetzt sein, dass alle 5 Minuten kontrolliert wird.

Verwandte Themen

• Index
• Vorgangsordner

Technische Dokumentation

• Übersicht
• Implementation
• Qualitätssicherung
• Vorgangsbeleg Basismodul
  • Teile Lebenslauf Editiermodul
  • Vorgangsbeleg Editiermodul
• Aufruf des Listenfensters

Übersicht

Vorgangsbeleg Basismodul

Modulname

txnnote.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Teile Lebenslauf Editiermodul

Modulname

ilifeedt.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Vorgangsbeleg Editiermodul

Modulname

txnnoedt.mod

Klassen

CX_TXN_NOTE

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Aufruf des Listenfensters:

Vector Container SendMsg(LIST_TXN_NOTE)

Der Container beschränkt die Darstellung auf eine Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten.
Der Container ist entweder 

• eine Collection oder einen Vector mit einer Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten 
• ein Objekt (CX_LOG_CUBE, CX_PROCEEDINGS) die auf eine Untermenge an CX_TXN_NOTE Objekten verweisen
• ein einzelnes CX_TXN_NOTE Objekt
• NULL (alle CX_TXN_NOTE Objekte)

Der Vector übergibt einen Filter der auf die von Container übergebene Menge an CX_TXN_NOTE Objekten angewandt wird.   
Der Vector darf

• leer sein []
• folgende Einträge enthalten:

Beispiele:

oder

oder