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1. Rechnungseingang / Optionen
2. Erstellen einer neuen Eingangsrechnung in ClassiX^®
3. Anlegen der Positionen (auto.)
4. Erfassen "Freier Positionen"
5. Eingabe der Rechnungsbeträge
6. Freigabezyklus
   6.1 Prüfen einer Position

Das Erfassen einer Eingansrechnung beginnt außerhalb des ClassiX^® Systems durch die Vergabe einer Paginiernummer. Den Stapel der zu erfassenden Rechnungen sollte man nun nach dieser Nummer sortieren. Hierdurch kann über die Optionen das "Eingangsdatum" und die "Auto. Paginiernummer" vorgeben, welche somit automatisch beim Erfassen jeder Rechnung gesetzt werden.

Die Paginiernummer wird nach jeder Rechnung hochgezählt um dann beim Einpflegen der nächsten Rechnung wieder aktuell zu sein. Somit sollte der Rechnungsstapel nach dem LiFo-Prinzip (last in first out) sortiert sein, dass heißt die Rechnung mit der kleinsten Paginiernummer liegt immer oben.

Das Anlegen einer neuen Eingangsrechnung in CLassiX beginnt mit dem Betätigen des Buttons [ NEU ] und dem Erfassen der Kopfdaten. Der Focus befindet sich nun im Feld Rechnungsnummer und springt durch [ RETURN ] weiter in das Feld Rechnungsdatum. diese beiden Felder sind als erstes zu füllen.

Wieder über [ RETURN ] gelangt man nun in das Feld Bestellung. Durch Eintragen und Auslösen der Bestellnummer, auf welche sich die Eingangsrechnung bezieht, wird die Eingangsrechnung angelegt, die Paginiernummer und das Eingangsdatum gemäß der Optionen und der Kreditor gemäß der Bestellung übernommen.

Wichtigster Bestendteil dieses Schrittes ist allerdings das Anlegen der Eingangsrechnungspositionen gemäß der Bestellung.

Anschließend können auch weiter Bestellungen ausgelöst werden, falls der Lieferant mehrere Bestellungen zugleich in Rechnung gestellt hat.

Die Rechnungsbeträge werden der Effizienz halber in einem eigenem Fenster erfasst. Für den Rechnungskopf wären dies die Nebenkosten, der Steuer- und der Rechnungswert. Der Nettowert ergibt sich dann aus der Differenz.

Zudem können Nebenkosten auch auf der Bestellebene erfasst werden. Dies ist vor allem dann Relevant, wenn mehrere Bestellung vom Lieferanten in einer Rechnung zusammengefasst wurden.

Die Vorsteuer wird anhand des Lieferanten versucht automatisch zu ermitteln und als Vorauswahl angeboten. Überschreibt man die Steuer, so wird diese nicht nur in den Kopf, sondern auch auf alle neu angelegten Positionen übernommen.

Zudem werden die Bestellkonditionen angezeigt und können hier ausgetauscht werden, wenn sich der Kreditor auf anderen Konditionen bezogen hat.

Wenn über die  Bestellung Fracht und Verpackung als Nebenkosten übernommen werden, erscheint ein Hinweis im Schnellabgleichfenster, damit diese Kosten nicht doppelt eingegeben werden.

Die Bestellkopfkonditionen werden ebenfalls in die Eingangsrechnung mit übernommen. Nur wenn alle Konditionen der Bestellungen auch in der Eingangsrechnung auftauchen, kann die ER automatisch freigegeben werden.

Die Nebenkosten tauchen in der Eingangsrechnung als Konditionen wieder auf, wobei die die Nebenkosten der Bestellpositionsebene wertmäßig auf die gerade automatisch angelegten Positionen verteilt werden. Beim Löschen von Positionen werd die Nebenkosten dann erneut verteilt. Als Folge dessen kann man die verteilten Konditionen nicht mehr über die Positionsmaske pflegen, sondern nur noch die original angelegten Positionsnebenkosten. Hierfür gibt es ein extra Fenster, welches man über das Menü [ Bearbeiten -> Konditionen -> Nebenkosten bearbeiten ] öffnet. Angezeigt werden zwei Spalten. Zum einen der Wert der Nebenkostenposition, welchen man über OboxEdit pflegen kann, zum anderen die Positionen, auf welche sich die Nebenkostenposition bezieht. In Klammern wird hinter jeder Position der verteilte Wert angegeben.

Eine freie Eingangsrechnungsposition dient der Erfassung derjenigen Eingangsrechnungen, welche nicht auf den regulären Weg erfasst werde können.

• Die Eingangsrechnungsposition bezieht sich auf keine in ClassiX^® erfasste Bestellung.
• Die Eingangsrechnung ist eine Folgerechnung und hat somit keinen Einfluss auf einen Bestellstatus.

Eine freie Eingangsrechnungsposition muss immer manuell erfasst werden. Zu den weiteren Besonderheit zählt unter anderem, dass sie nie direkt in den Status „Freigegeben“ läuft, sondern zuvor immer geprüft werden muss. Außerdem hat sie keinen Einfluss auf einen Bestellstatus, da die Positionen ohne Menge erfasst werden.

Freie Positionen können nur erfasst werden, wenn die Rechnung bereits angelegt worden ist. Somit sollte man mindestens einmal gespeichert und den Kreditor, Paginiernummer, etc. bereits haben.

Über den Button „Einfügen“ und dem sich öffnende Menü „Freie Position“ kann nun eine freie Position angelegt werden.

Für den Fall, dass die Rechnung gar keiner ClassiX^® Bestellung zugeordnet werden kann, müssen alle Daten der Position manuell gesetzt werden. Anderenfalls kann man zum Beispiel einen Bestellkopf als Vorgänger auswählen. In diesem Fall wird unter anderem der Kreditor auf den Rechnungskopf übernommen, wenn dies zu diesem Zeitpunkt noch nicht geschehen ist.

Sollten die Daten für den Prüfer nicht ausrechen, so kann auch das Beschreibungsfeld genutzt werden. 

Das Feld „Rechnungsmenge“ bleibt bei dieser Art der Erfassung permanent geschlossen. Somit hat die Rechnungsposition keinen Einfluss auf den Rechnungsstatus der Bestellung.

Der nächste Schritt ist das Weiterschalten ("Freigeben") der Eingangsrechnung. Wird keine Position in der Positionsliste mit eine Stoppzeichen angezeigt, welches für eine manuelle Prüfung steht, so geht die Rechnung durch das Weiterschalten direkt in den Status "Freigegeben" und kann somit in die FiBu übernommen werden.

Anderen falls werden alle Positionen, welche nicht automatisch freigegeben werden konnten den Prüfern zur Kontrolle vorgelegt.
(siehe Prüfgründe)

Zusätzlich kann im Mandanten eine Regel (Anerkennungsregel) hinterlegt werden, welche eine Rechnung automatisch akzeptiert. Die Regel könnte zum Beispiel lauten: "Der Nettowert der Rechnung liegt unter 100€." Wurde eine Rechnung erfasst, auf die die Regel zutrifft, so öffnet sich neben dem Button "Freigeben" ein Checkbox "Rechnung akzeptieren", welche voreingestellt angeklickt ist. Eine gesetzte Checkbox bedeutet, dass die Rechnung trotzdem kontrolliert wird, allerdings nicht in die manuelle Prüfung. Statt dessen wird die Rechnung direkt freigegeben. Die als Beispiel genannte Regel führt also dazu, dass alle Rechnungen unter 100€ direkt freigegeben und somit bezahlt werden können, obwohl Prüfgründe (z.B.: offner Wareneingang) vorliegen. Möchte man trotz der Regel eine Rechnung prüfen lassen, so muss der Hacken aus der Checkbox entfernt werden.

Eingangsrechnungen die direkt anerkannt werden, müssen nicht genehmigt werden, auch wenn das Genehmigungsregelwerk dieses vorsieht.

Liegen Gründe vor (siehe Prüfgründe), welche das automatische Freigeben einer Eingangsrechnungsposition untersagen, so wird diese Rechnung den Prüfern zu manuellen Freigabe vorgelegt. Zudem kann der Erfasser der Eingangsrechnung eine Position auch als "zu prüfen" markieren, obwohl keine definierten Prüfgründe zutreffen.

Positionen im Status  "Prüfen" werden in der Regel durch den Prüfer (Feld in der Positionenmaske) freigegeben. Dieser findet seine zu prüfenden Eingangsrechnungen in seinem Vorgangsordner. Für dem Prüfer sind alle Felder gesperrt, da er nur die Möglichkeit besitzen soll die Eingangsrechnung zu sperren oder freizugeben. Sperrt er eine Position, so wird auch die gesamte Eingangsrechnung gesperrt. Anderenfalls wird überprüft, ob nun alle Positionen Freigegeben wurden. Ist dies der Fall, so wird auch die Eingangsrechnung zum Verbuchen freigegeben.

Für die Kontrolle der zu prüfenden Eingangsrechnungen wird dem Prüfer ein eigenes Werkzeug zu Verfügung gestellt. (siehe hier)

Die Prüfung kann weites gehenden automatisiert werden, wenn die gesamte Ware oder gar keine Ware in die QS muss.

Es gibt aber auch Konstellationen, unter denen eine manuelle Prüfung notwendig ist. Zum Beispiel wenn sich die zu prüfende Menge während der ER Prüfung verändert. der Andere Fall ist, wenn nur eine Teilmenge geprüft werden muss und noch nicht vollständig geprüft worden ist. Beim Freigeben einer Position, wo diese Fälle auftreten, wird der Freigeber noch einmal an seine Pflicht erinnert.

Die Menüpunkte werden aus dem Kontext heraus gesperrt oder freigegeben. Sie können nur von Benutzern ausgeführt werden, welche im Mandanten als Genehmiger hinterlegt sind.

• Gescannte Eingangsrechnungen für den Import aufbereiten
  
  Alle Dateien in dem Ordern der noch zu importierenden ER-Scans werden für den Import aufbereitet. Es wird versucht je Datei den Lieferanten und die Bestellungen zu ermitteln. Das Ergebnis wird in ClassiX zwischengespeichert. Beim Import der Eingangsrechnung wird dann auf das zwischengespeicherte Ergebnis zurückgegriffen, so dass der Import und die Weiterverarbeitung ohne Unterbrechung vollzogen werden kann.
   
• Datenerkennung aus txt-Datei testen
  
  Es kann eine txt-Datei ausgewählt werden, aus welcher versucht wird den Lieferant und die Bestellnummern auszulesen. Das Ergebnis wird dem Benutzer angezeigt. Dies ist eine reine Testfunktion um möglicher Weise festzustellen welche Daten erkannt werden, ohne den Import auszuführen.
   
• ERs mit ungültigem Pfad zur gescannten Datei (ggf. mit Korrektur)
  
  Es werden die Eingangsrechnungen gesucht, welche über eine Dokumentreferenz auf das gescannte PDF-Dokument verweisen, die Datei aber unter dem referenzierten Pfad nicht zu finden ist. Bei diesen ERs weitergesucht, ob die Datei in einem anderen bekannten Ordner gefunden wird. Ist dies der Fall, wird die Dokumentreferenz bzgl. dem Dateipfad korrigiert.
   
• ERs in falschem Ordner (ggf. mit Korrektur)
  
  Für jede Eingangsrechnung wird geguckt in welchem Ordner sich die gescannte Datei befinden müsste und ob die Dokumentreferenz wirklich auf dieses Verzeichnis verweist. Wenn dies nicht der Fall ist, wird die Eingangsrechnung als Ergebnis angelistet. Zudem wird die Datei in den richtigen Ordner verschoben.

Mit einem Rechtsklick auf diesen Button kann eine durch das Scannen erzeugte Textdatei ausgewählt werden. Aus dieser wird dann versucht den Kreditor und die Bestellung(en) zu ermitteln. Diese wurde als Testfunktion implementiert.

Das Lieferdatum stellt das Datum des jüngsten Wareneinganges bzw. der jüngsten Direktlieferung dar. Es wird für die Berechnung der Fälligkeiten herangezogen, wenn das Lieferdatum größer ist als das Rechnungsdatum.

Während der Erfassung einer Eingangsrechnung ist das Feld nicht sichtbar und kann nur über eine Checkbox aktiviert werden für den Fall, dass es per Hand erfasst werden soll. Wenn dies nicht geschieht, wird es bei der Freigabe automatisch gesetzt. Sollten Positionen manuell geprüft werden müssen, so wird das Lieferdatum nach der Freigabe der letzten Position ermittelt und gesetzt, da dann gewährleistet ist, dass auch alle Positionen geliefert worden sind.

Die Reihenfolge der Felder richtet sich nach den gesetzten Optionen. Werden die Felder "Paginiernummer" und/oder "Eingang" über die Optionen automatisch vorbelegt, so werden die Felder in der Zeile nach hintern verschoben. Das Feld "Bestellung" verschiebt sich dadurch nach vorn.

Hierdurch können die Eingangsrechnungen ergonomisch erfasst werden, da alle Felder, die erfasst werden müssen, in der Tab- bzw. Enter-Reihenfolge durchlaufen werden.

Die über die Option voreingestellten Felder werden grau dargestellt.

Zusätzlich zum Freigabe-Status kann eine Eingangsrechnung den Genehmigungsstatus bekommen, wenn für die Eingangsrechnung ein Genehmiger automatisch ermittelt oder manuell definiert wurde. Ein Beschreibung des Genehmigungsverfahren finden Sie im EK-Geschäftsprozess.

Ein Beschreibung des Genehmigungsverfahren finden Sie im EK-Geschäftsprozess.

Der Umrechnungskurs ist vor allem für die Vorkontierung wichtig, da diese in der Standardwährung vorgenommen wird. Somit muss der Kurs eingefroren werden um nicht mit dem gleitenden Währungskurs der Einheitentabelle täglich neue Werte zu erhalten. In dem Feld "Kurs" wird der Betrag eingegeben, den man für einen Euro (Stammwährung) in der Fremdwährung erhalten würde. (Beispiel: "Kurs = 1,29" entspricht "1,29 $ = 1 €")

Änderungen der Währung oder des Kurses werden nicht über das normale Speichern vorgenommen, sondern durch das Betätigen des Berechnen-Buttons. Alle Werte werden nun über den angegebenen Umrechnungskurs übernommen.

Was passiert, wenn der Pin rot ist?
Ein roter Pin verfälscht die Kontierung. Wurde eine Position vom Lieferanten höher bewertet, dieser Wert aber nicht durch den tatsächlichen Positionswert erfasst, so wird die auftretende Differenz auf ALLE Positionen verteilt und auf verschiedene Konten verbucht.

Eingangsrechnungen die direkt anerkannt werden, müssen nicht genehmigt werden, auch wenn das Genehmigungsregelwerk dieses vorsieht.

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