Videothek VideothekDer Einkauf (Beschaffung) ist zuständig und verantwortlich für die Bereitstellung von Gütern und Dienstleistung in der von der Produktion, Auftragsabwicklung oder Kostenstellen benötigten Menge und Qualität. Die Beschaffung sollte dabei termingerecht und kostengünstig abgewickelt werden.
ClassiX® bietet hierfür verschiedene Anwendungen, die die Anforderungen des Einkaufes erfüllen.
| "benötigte Menge" | - Lieferantenanfragen - Bedarfsanforderungsbeleg - Lagerkonto mit Min-, Max- und Meldebestand - Bedarfs- und Bestandsliste (-Prognose) - Dispokonto |
| "benötigte Qualität" | - Lieferantenanfragen - Qualitätssicherungsbeleg - Retourbeleg - Lieferantenbewertung |
| "termingerecht" | - Bedarfsanforderungsbeleg - Bestellartikelrolle (durchschnittliche Wiederbeschaffungszeit) - Terminanfragen - Lieferantenvereinbarungen - Bedarfs- und Bestandsliste (-Prognose) mit Terminkontrolle |
| "kostengünstig" | - Preisanfragen (Preisvergleiche) - Lieferantenrolle - Lieferantenvereinbarungen - Rahmenbestellungen (Abrufbestellungen) |
| Geringen Kapitalbindung | Durch die Unterstützung von dispositiven
Kaufteilen für viele Teile keine Lagerführung mehr nötig. Somit wird
weniger Eigenkapital an das Lager gebunden. Des weitern kann der Lagerbestand durch die B&B Liste so klein wie möglich gehalten werden. Dies gilt nicht nur für die Lagergeführten Kaufteile sondern auch für die Fertigungsteile. |
Ein Bestellartikel bzw. eine EK-Dienstleistung verwaltet alle Informationen, die für den Einkauf relevant sind.
Um Teile bestellen zu können, werden Bestellartikelrollen für Teile vergeben, die alle zur Bestellung relevanten Informationen halten.
EK-Dienstleistungen, wie z.B. Dienstleistungen die für externe Arbeitsvorgänge verwendet werden, sind prinzipiell genau so aufgebaut wie ein normaler Bestellartikel.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Fest angelegte Geschäftsbedingungen lassen sich problemlos in Anfragen und Bestellungen integrieren bzw. kann man sie gleich mit dem Lieferantenstamm verknüpfen, indem man sie in die Konditionen der einzelnen Lieferanten aufnimmt.
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Über die Menüzeile und den Punkt ‚Basisdaten – Geschäftsbedingungen – Einkauf’ lassen sich für die dort angegebenen Punkte neue Geschäftsbedingungen anlegen bzw. bearbeiten. |
Zahlungsbedingung können in ClassiX® sowohl dem Einkauf als auch dem Verkauf angehören.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Außer den gängigen Zahlungsbedingungen, wie z.B. 14 Tage 2% Skonto/ 30 Tage netto, ist es möglich im System Teilzahlungsbedingungen anzulegen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie Rabattsätze festlegen, um sie anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie Zuschläge für die Verpackung festlegen, um sie anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie für Frachtgebühren Texte festlegen, um diese anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie z.B. immer wiederkehrende Preisstellungsarten festlegen, um sie anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie verschiedene Versandarten festlegen, um sie anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie verschiedene Gewährleistungstexte festlegen, um sie anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit diesem Modul können Sie verschiedene Texte für die Lieferzeiten festlegen, um sie anschließend in Anfragen oder Bestellungen zu übernehmen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
In der B&B-Liste kann man den Bedarf und Bestand der Teile ansehen. So sieht man zum Beispiel, ob der Mindestbestand unterschritten wird. In der B&B-Liste wird aber nicht nur der aktuelle Bestand ausgewertet, sondern auch die geplanten (dispositiven) Bewegungen berücksichtigt. Es ist auch möglich die geplanten Bewegung auf ihre Termine zu kontrollieren, und gegebenenfalls direkt Bedarfsanforderungen oder Lageraufträge generieren.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Der Einkauf wird durch die Bedarfsanforderungen veranlasst Bestellungen auszulösen. Jeder Mitarbeiter des Betriebs kann Bedarfsanforderungen erstellen. Es werden vier Arten unterschieden:
Der Eigenbedarf (Verbrauchsmaterial oder Investitionsgüter) muss von einen Vorgesetzen genehmigt werden. Kunden- sowie Lagerbedarfe werden automatisch genehmigt, wenn die Checkbox "Genehmigung" nicht markiert wurde.
Um eine Bedarfsanforderung vom Vorgesetzen genehmigen zu lassen oder direkt an den Einkauf weiterzuleiten muss sie gebucht werden. Die Buchung kann nicht automatisch erfolgen, da sonst der Genehmigende / Einkäufer die Bedarfsanforderung erhalten würde, bevor Sie vom Bearbeiter überprüft wurde.
Außerdem muss man unbedingt beachten, dass Bedarfsanforderungen vom Typ Eigenbedarf nur gebucht werden dürfen, wenn dort eine Kostenstelle angegeben wurde, für welche der Eigenbedarf angefordert wird. Eine Bedarfsanforderung vom Typ Kundenbedarf muss einen Vorgänger sprich Kostenträger besitzen um diese vollständig zu beschreiben.
Eine weitere Besonderheit muß man auch auf alle Fälle beachten und zwar werden Mengen, die für Eigenbedarf also für eine bestimmte Kostenstelle bestellt worden sind, nach erfolgtem Wareneingang nicht auf dem Lagerkonto in der Summe "Im Wareneingang" oder "In QS" angezeigt, da diese bestellte Menge nicht für den allgemeinen "dispositiven" Verbrauch sondern nur für die angegebene Kostenstelle bestimmt ist!
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Gestellte Bedarfsanforderungen werden über Benutzervorgänge im Ordner „Bedarfsanforderungen zu genehmigen“ des jeweiligen Genehmigers angezeigt. Man kann diesen Ordner bis zu jeder einzelnen Bedarfsanforderungsposition aufblättern bzw. mit einem Doppelklick öffnen.
Aus der Bedarfs-/Bestandsliste können Sie direkt eine Bedarfsanforderung generieren, in dem Sie die entsprechenden Zeilen in der Liste markieren und ‚Neue Bedarfsanforderung erfassen’ anklicken.
Bestellanfragen werden benötigt, um den Preis eines oder mehrerer Artikel zu bestimmen. Außerdem kann man so auch Ursprungswarennachweise vom jeweiligen Lieferanten einfordern. Die Anfragen zur jeweiligen Information können einzeln oder auch zusammen erstellt werden. Bestellanfragen können aus dem Fenster genehmigte Bedarfsanforderungen und den Fenster automatische Bestellanfragen generiert oder manuell erfasst werden. Ein Preisvergleich zwischen einzelnen Artikeln kann nur bei generierten Anfragen durchgeführt werden, die bei mehreren Lieferanten angefragt wurden.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Es werden vier Bedarfsanforderungsarten unterschieden:
Der Eigenbedarf (Verbrauchsmaterial oder Investitionsgüter) muss von einen Vorgesetzen genehmigt werden. Kunden- sowie Lagerbedarfe werden automatisch genehmigt, wenn die Checkbox "Genehmigung" nicht markiert wurde.
Die genehmigten Bedarfsanforderungen werden automatisch an die einzelnen Einkaufsmitarbeiter verteilt, da jeder Bestellartikel einem Einkaufsbereich (Feld "EK-Bereich" im Bestellartikel Fenster) und die Einkaufsbereiche den Einkaufmitarbeitern zugeordnet wurden (Struktur PURCHASING_GROUPS "Sachgebiete Einkauf").
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Erfolgt bei der Bestellung eine Erweiterung bzw. Zusammenfassung der Bestellmenge, muss eine Zuordnung zu einer Auftragsposition oder für Lagerbedarf in einer neuen Bedarfsanforderung erfolgen. Durch diese Zuordnung wird die Bestellmenge dann im Bestellstatus als Bestellteil für Auftrag, Lager oder Kostenstellen identifiziert.
Im System kann eine Liefereinteilung einer Bestellposition nachträglich mit einer Bedarfsanforderungsposition verknüpft werden. Dieses ist sinnvoll, wenn z.B. die Bedarfsanforderung gelöscht wurde oder im System schon eine Bestellung vorliegt, ohne das eine Verknüpfung zu einer Bedarfsanforderung besteht.
Für die nachträgliche Verknüpfung muss die Bedarfsanforderung und die Liefereinteilungs-Editiermaske geöffnet werden. Die Bedarfsanforderungsposition wird dann in die Liefereinteilung gezogen; das System verbindet dann die Positionen in eine Belegkette und bucht die Bedarfsanforderungsposition entsprechend um.
Dieses Fenster dient der Schnellerfassung von Lieferterminbestätigungen der Lieferanten für die Bestellungen.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Die Lieferanten können angemahnt werden, wenn sie entweder nicht die gewünschten Preisanfrage beantwortet oder nicht die gewünschte Lieferantenerklärung abgegeben haben.
Detaillierte Informationen zur Verwendung entnehmen Sie bitte der Moduldokumentation.
Mit dem Button ‚Drucken, Fax, E-Mail...’ können Sie Ihre Anfragen, Bestellungen, Mahnungen usw. drucken. Es öffnet sich darauf hin z.B. das Fenster ‚Bestellung drucken’.
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Mit ‚Dokument’ klappt die Liste aller in Ihrem Unternehmen existierenden Dokumentvorlagen auf. Sie könnten hier noch einmal das Dokument z.B. in eine Anfrage umwandeln. Mit ‚Vorschau’ können Sie sich das Dokument vor dem Drucken anschauen. |
Für Bestellungen gibt es den Menüpunkt ‚Tätigkeiten – Einkauf - Bestellungen drucken’.
Mit diesem Punkt ist es möglich mehrere Bestellungen gleichzeitig zu drucken.
Über den Menüpunkt [ Tätigkeiten -> Einkauf -> Eingangsrechnungen/Eingangsgutschriften ] kann man eingehende Rechnungen erfassen. Grundlage hier für ist die Zuordnung der Rechnungspositionen zu den Liefereinteilungspositionen, damit die Erfassung möglichst automatisch abläuft. Anschließen gilt es die Rechnungswerte und eventuell die Konditionen zu erfassen, die von der Bestellung abweichen und schon wurde die Rechnung im ClassiX® System erfasst.
Zu diesem Zeitpunkt fand auch schon die erste Rechnungsprüfung statt. Werden in der Positionsliste Positionen mit einem Stop-Zeichen versehen, so können diese Positionen nicht automatisch freigegeben werden, sondern geraten beim Weiterschalten der Rechnung in den Status "zu prüfen".
| Die Aufgabe des Prüfers, welcher an Hand der
Vorgängerbelege automatisch ermittelt wird, ist es nun die Position
freizugeben. Als Hilfsmittel dient ihm zum Einen das Infofenster, welches
ihm alle wichtigen Daten bereitstellt.
Hierzu zählt die Ursache der Prüfung, die Preiszusammensetzung und die Mengenanalyse. |
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Vor allem aber kann er auch das Eingangsrechnungsstatusfenster nutzen. Hier kann sich der Prüfer seine zu prüfenden Positionen anzeigen lassen und erhält auch sofort einen Überblick über die Positionen, welche sofort freigegeben werden können. Hat hier eine Position nämlich drei grüne Häkchen so hat sich die Ursache der Prüfung schon von alleine erledigt. (Wenn zum Beispiel ein WE erfolgt ist, etc.)
(Doku Eingangsrechnungsstatusfenster)
Nachdem nun alle Positionen freigegeben wurden, wird nun automatisch auch der Eingangsrechnungskopf freigegeben. Der letzte Schritt ist dann das Verbuchen der Eingangsrechnungen in die FiBu. Hierzu dient das Rechnungseingangsbuch. Neben der Funktion der Selektionsfensters (Selektion der Rechnungen die verbucht werden sollen) und der Statistik kann hier die Vorkontierung der Rechnungen noch einmal manuell verändert werden.
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Über den Menüpunkt ‚Tätigkeiten – Einkauf - Bestellstatus ansehen’ öffnet sich das Fenster ‚Bestellpositionen (alle)’. Über den Punkt ‚Bearbeiten’ können Sie sich die Bestellungen filtern lassen. |
[ Doku Wareneingang / Direktlieferung ]
Über den Menüpunkt [ Logistik -> Wareneingang ] kann man einen neuen
Wareneingang erfassen. Grundlage hierfür ist immer eine Bestellung, somit kann
kein Wareneingang ohne Bestellvorgänger erfasst werden.
Der Wareneingang dient zum Einen dem Fertigmelden einer Bestellung, wodurch
diese auch dem Dispokonto entfernt wird, zum anderem aber auch dem Bereitstellen
oder Einlagern der Ware. Somit ist der Wareneingang auch ein zentraler Punkt in
der Dispokette.
Eine Direktlieferung wird erfasst, wenn die Ware nicht an die Niederlassung selber, sondern direkt zur Baustelle geschickt wird. In diesem Fall wird die Bestellung auch fertiggemeldet, aber die Ware kann zum Beispiel nicht eingelagert werden. Ein weiterer Unterschied ist, das ich für eine Direktlieferung keinen Qualitätssicherungsbeleg erstellen kann.
[ Doku Qualitätssicherung ]
Für einen Wareneingang muss eine Qualitätssicherung durchgeführt werden, wenn das Teil ein QS Teil ist oder in einem Beleg der Beleghistorie (Bedarfsanforderung, Bestellung, Wareneingang) das Kennzeichen "Erzwungene QS Prüfung" gesetzt wurde. Dieses Flag kann der Einkäufer zum Beispiel setzen, wenn er mangelhafte Ware schon im Vorfeld erwartet oder der Erfasser des Wareneingangs, wenn erste Mängel schon bei der Warenannahme zu erkennen sind.
Erst wenn die Qualitätssicherung für zu prüfenden Wareneingänge erfolgt ist, kann der Wareneingang weiterverarbeitet (Einlagerung/Bereitstellung) werden.
[ Doku Retourbeleg ]
Ein Retourbeleg kann auf einen Wareneingang-, Direktlieferungs- oder QS Beleg
folgen. Auf der Position können dann die aufgetreten Mängel angegeben werden
und wie mit der Ware weiter verfahren werden soll (Neulieferung, etc.). Der
Retourbeleg kann auch ausgedruckt werden und dient dann als (Rück-)
Lieferschein.
Die Bestellung geht durch das Erfassen eines Retourbeleges wieder in den Zustand
"offen", wodurch ein neuer Wareneingang erfasst werden kann.
[ Doku Lieferantenerklärung ]
[ Doku Kontierung / Vorkontierung ]
[ Doku EK-Preisbildung ]
[ Doku Lieferantenbewertung ]
Eine komplette Abrufbestellung umfasst typischerweise:
Nach wie vor können auch mehrere Bestellpositionen je Bestellung erfasst werden, und zwar normale Bestellpositionen und/oder Abrufbestellpositionen beliebig gemischt.
Normale Bestellpositionen beinhalten per Definitionem nur normale Liefereinteilungen. Sobald eine Bestellposition hingegen eine „Auf Abruf“ Liefereinteilung umfasst, sprechen wir implizit von einer Abrufbestellposition, ohne dass vom System auf Stufe Bestellposition explizit eine Unterscheidung gemacht wird.
Eine Abrufbestellposition kann auch mehrere „Auf Abruf“ Liefereinteilungen beinhalten. Zu jeder dieser „Auf Abruf“ Liefereinteilungen können dann Liefereinteilungen für abgerufene Mengen erfasst werden. Letztere werden jedoch vom System (in der aktuellen Version) nicht mit der zugehörigen „Auf Abruf“ Liefereinteilung verknüpft, weshalb diese Zugehörigkeit auf den entsprechenden Masken nicht ersichtlich ist.
Zusätzlich zu den Liefereinteilungen für abgerufene Mengen können auch ganz normale und von der Abrufbestellung unabhängige Liefereinteilungen erfasst werden. Systemtechnisch (in der aktuellen Version) werden die beiden Arten von normalen Liefereinteilungen jedoch nicht unterschieden.
Tip:
Aufgrund der aktuellen Systemrestriktionen empfiehlt es sich der Übersichtlichkeit halber, pro Abrufbestellposition
zu erfassen.
Erfassung von „Auf Abruf“ Liefereinteilungen
Vorgehen für die Erfassung einer „Auf Abruf“ Liefereinteilung:
Erfassung von Liefereinteilungen für abgerufene Mengen
Vorgehen für die Erfassung der Liefereinteilung für eine abgerufene Menge:
Auf der Bearbeitungsmaske für Bestellpositionen wird die totale aktuell offene Abrufmenge aller „Auf Abruf“ Liefereinteilungen der Bestellposition im Feld Abruf angezeigt (Slot expected.quantity: durch Code, nicht über Transaktionsbeschreibungen).
Daneben wird die gesamte bestellte (d.h. bereits abgerufene) Menge im Feld Bestellt angezeigt (online berechnet = Gesamtmenge - offene Abrufmenge).
Die offene Abrufmengen aller „Auf Abruf“ Liefereinteilungen werden im Teile-Dispositionskonto kontiert. Das entsprechende Saldo wird in der Dispobestände Zeile mit Typ = „Auf Abruf, offen“ (Slot called.quantity) dargestellt.
In der Dispobestände Zeile mit Typ = „Bestellt“ (Slot placed.quantity) wird das Saldo aller normalen Liefereinteilungen, d.h. aller Liefereinteilungen für abgerufene Mengen und aller von Abrufbestellungen unabhängigen Liefereinteilungen, dargestellt.
„Auf Abruf“ Liefereinteilungen kennen nur den Zustand „Auf Abruf“ (PO_CALL). Dieser Status wird beim erstmaligen Speichern nach der Erfassung eingenommen.
In der Bedarfs-/Bestandsliste können mittels Option „DEMAND_5_CALLS Auf Abruf, offen“ alle Teile eines EK-Bereichs mit offenen „Auf Abruf“ Liefereinteilungen aufgelistet werden.
In der Bedarfsprognose werden „Auf-Abruf“-Positionen zwar analog zum Teile-Dispositionskonto in der Gruppe Dispobestände aufgeführt, haben aber keinen Einfluss auf die Kolonne Saldo in der Gruppe Bedarfsprognose.
