Dokumentreferenzen (Dokumentenverzeichnis)

• Beschreibung
• Funktionalität
• Verwandte Themen
• Technische Dokumentation

Beschreibung

• Begriffe/Definitionen
• Datei Lokation
• Dokumente drucken

Der Dokumentenstamm in ClassiX^® bietet die Möglichkeit, digitale Dokumente zu verwalten. Ein EDM System (Elektronisches Dokumentenmanagement; Electronic Document Management), beziehungsweise ein DMS (Dokumenten-Management-System) ist in ClassiX^® somit bereits integriert.

Der Vorteil der integrierten Lösung ist die direkte Assoziation von Dokumenten zu Belegen oder Stammdaten. Die Zeichnungen eines Artikels können somit direkt über die Teilemaske gepflegt und die zu einem Auftrag gehörenden Dokumenten direkt mit dem ClassiX  Auftrag verknüpft werden.

Die Assoziationen der Bewegungsdaten mit den Dokumenten können über eine eigene Bearbeitungsmaske gepflegt werden, welche beispielsweise über das Modul der Beleghistorie aufgerufen werden kann. In den Stammdaten gibt es hierfür die Lasche "Dokumente" wie beispielsweise in der Teilemaske. Ist diese Lasche auf der Bearbeitungsmaske nicht vorhanden, so können Dokumente über den Vorgangsordner oder direkt über die Bearbeitungsmaske des Dokumenteneintrags verbunden werden.

Sowohl die Stamm- als auch die Bewegungsdaten können entweder direkt auf die Dokumente verweisen oder über einer bedingte Tabelle. Eine bedingte Tabelle bietet sich beispielsweise an, wenn die Dokumente eines Variantenteils verwaltet werden und verschiedene Ausprägungen zu verschiedenen Dokumenten führen sollen.

Begriffe/Definitionen

• Das Dokument ist die Datei, wie zum Beispiel eine CAD-Zeichnung, welche es zu verwalten gilt. Diese kann inner- oder außerhalb der Datenbank gespeichert werden (siehe Datei Lokation).
   
• Die Dokumentreferenz ist der Verweis auf das Dokument. Über die Dokumentreferenzen können zusätzlich Dokument-bezogene Informationen wie Beschreibung, Typ und Sprache des Dokuments etc. gespeichert werden. Die Dokumentreferenzen können global und lokal angelegt werden.
   
  • Globale Dokumentreferenzen werden als Stammdaten in ClassiX definiert und sie können in diversen Stamm- und Bewegungsdaten als Assoziationen eingefügt werden. Hierbei wird unterschieden zwischen der Dokumentreferenz als Stammdatum oder als Assoziation.
     

    Symbol:

    
    In der Dokumentreferenz als Stammdatum wird beispielsweise der Verweis zum Dokument gespeichert und dieser kann auch nur hier in der Stamminformation geändert werden. Änderungen gelten dann automatisch für alle mit dieser Dokumentreferenz assoziierten Objekten (Teile etc.).
    (Dies ist vorgesehen für beispielsweise neue Versionen von Zeichnungen auszutauschen. Der Verweis auf die neue Datei wird nur einmal im Stammdatum geändert und ist sofort bei jedem assoziierten Objekt aktualisiert.)
    
    Die globale Dokumentreferenz als Verbinder (auch Verbindungsobjekt / engl.: Wrapper) beschreibt die Dokumentreferenz aus Sicht der Objekte, mit denen sie assoziiert ist. In der globale Dokumentreferenz als Assoziation können somit Informationen der Stammdokumentreferenz (zum Beispiel die Beschreibung oder die Attribute) überschreiben werden, ohne dass die Stammdokumentreferenz verändert wird. Somit kann das gleiche Dokument in verschiedenen Verwendungen unterschiedlich beschrieben werden.
    
    Die Bearbeitungsmasken der globalen Dokumentreferenzen als Stammdatum oder Assoziation sind identisch und können durch zwei Merkmale unterschieden werden. Zum einen wird im Fenstertitel darauf hingewiesen, ob man das Stammdatum oder die Assoziation bearbeiten, zum anderen sind in der Maske zur Bearbeitung der Assoziation diverse allgemeingültige Angaben des Stammdatums (zum Beispiel der Verweis zum Dokument) gesperrt.
    
    Die Bearbeitungsmaske der globalen Dokumentreferenz als Stammdatum wird aufgerufen, wenn man aus den Stammdaten (des Hauptmenüs) heraus die globalen Dokumentreferenzen öffnet. Die Bearbeitungsmaske der globalen Dokumentreferenz als Assoziation wird geöffnet, wenn man aus einem Stamm- oder Bewegungsobjekt heraus auf die mit ihm assoziierte Dokumentreferenz zugreift. Über den Menüeintrag "Stamminformation bearbeiten" kann man jedoch von der Assoziation in das Stammdatum navigieren.

    Globale Dokumentreferenzen, die einem Variantendokument zu geordnet wurden, werden mit diesem Symbol gekennzeichnet:

    Symbol:

     

  • Lokale Dokumentreferenzen werden nicht als Stammdaten in ClassiX geführt, somit kann unter anderem nicht nach ihnen gesucht werden. Über diese Dokumentreferenzen kann aus Stamm- oder Bewegungsobjekten "einmalig" auf eine Dokument verwiesen werden. Einmalig bedeutet, dass nur ein Objekt auf die Dokumentreferenz verweist.
     

    Symbol:

    
    Die Bearbeitungsmaske der lokalen und globalen Dokumentreferenzen sind identisch, lediglich der Fenstertitel der Bearbeitungsmaske gibt Aufschluss über die Art. Da lokale Dokumentreferenzen nur "einmalig" verwendet werden, gibt es hier auch keine Unterscheidung zwischen Stammdatum und Assoziation.

Unterschied zwischen Dokument und Dokumentreferenz

Ein Dokument ist zum Beispiel eine Zeichnung und/oder eine Datei welche zum Beispiel eine Teil oder eine Teilerolle beschreibt. Der Verweis auf diese Datei (DOC, PDF, CAD, ...) ist die Dokumentreferenz. Sie beschreibt nicht nur wo sich diese Datei befindet (Datenbank, Serververzeichnis, ...) sondern beschreibt diese auch. (Typ, Attribute, Suchbegriffe)

• Über eine Variantendokumentreferenz können Dokumente bedingt zusammengefasst werden. Durch die Sachmerkmalsleiste der Variantendokumentreferenz können die Merkmal definiert werden, über welche die zugehörigen Dokumentreferenzen eindeutig identifiziert werden können.
  
  

  Symbol:

  
  

  Beispiel: Ein Dokument mit gleichem bzw. ähnlichem Inhalt liegt in verschiedenen Versionen vor. Die Versionen unterscheiden sich durch die Sprache des Dokuments und der Angabe, ob es sich um die Lang- oder die Kurzform handelt. In diesem Fall wird eine Variantendokumentreferenz mit den Sachmerkmalen "SPRACHE" und "UMFANG" angelegt. Die ("Einzel") Dokumentreferenzen, welche auf die verschiedenen Versionen verweisen, werden dem Variantendokument zugeordnet und die Attribute "SPRACHE" und "UMFANG" ausgeprägt. Zudem wird nur noch die Variantendokumentreferenz mit den Teilen, Stücklisten etc. assoziiert.

  
  Variantendokumentreferenzen stehen in Konkurrenz zu den bedingten Assoziationen ausgehend von den assoziierten Objekten (Teile, Stücklisten). Der Vorteil der Variantendokumentreferenzen besteht darin, dass man beim Anlegen einer neuen Dokumentreferenz in einer neuen Sprache nur die Variantendokumentreferenzen erweitern muss und diese Erweiterung automatisch für alle assoziierten Objekt greift. Im anderen Fall müsste man in allen assoziierten Objekten die bedingte Tabelle erweitern.

  Unterschied zwischen einer bedingten Tabelle und einer Variantendokumentreferenz
  
  Eine bedingte Tabelle wird verwendet, wenn es unterschiedliche Teile gibt und daraus unterschiedliche Dokumente resultieren.
  Eine Variantendokumentreferenz wird verwendet, wenn es zu einem Teil unterschiedliche Dokumentversionen gibt (z.B.: verschiedenen Sprachen, Kurz-, Langform).

   

Datei Lokation

Die Datei-Lokation ist der Verweis auf das Dokument. Hierbei stehen drei verschiedene Verweismöglichkeiten zur Verfügung, aus denen eine ausgewählt werden kann.

• Der Type Lokale Datei wird verwendet, um auf eine Datei auf dem eigenen Client zu verweisen. (Diese kann auch auf dem Client selbst in einem freigegebene Verzeichnisse sein.)

Diese Option ist standardmäßig versteckt, weil sie für das anlegen einer globalen Dokumentreferenz eher ungeeignet ist, da die Datei von einem anderen Client aus nicht über den gleichen Pfad erreicht werden kann.

• Beim Typ Datenbank wird eine Kopie des Dokumentes in der Datenbank gespeichert. Wird diese Option ausgewählt, so erscheint unter dem Dateinamen ein Button mit der Aufschrift „Datei auswählen“. Dieser ermöglicht, eine Datei auf der Festplatte zu suchen und auszuwählen. Diese Datei wird dann in die Datenbank kopiert und ihr Name ohne Pfad erscheint im Dateinamen-Eingabefeld. Beim Speichern des Dokumenteneintrages wird geprüft, ob die angegebene Datei gefunden werden kann. Ist dies nicht der Fall, so erscheint eine Meldung und das Speichern wird abgebrochen. Es ist somit nicht möglich, Einträge ohne Dokument zu speichern.
   
• Beim Typ Serververzeichnis wird auf ein Dokument im Netzwerk, im Intranet oder im Internet verwiesen. Alternativ kann auch ein Ordner ausgewählt. Wird versucht eine Dokumentreferenz zu öffnen, welche auf einen Ordner verweist, so öffnet sich der entsprechenden Ordner im (Windows-)Explorer.
  
  Über den Typ des Dokuments kann auch die Lokation (z.Bsp.: das Serververzeichnis) oder sogar der Aufruf aller Dokumente dieses Typs definiert werden. Der auswählbare Typ ist eine Struktur (Ordnungsbegriff) unter dem Hauptknoten DOCUMENT_TYPE. Unterhalb dieser Struktur werden nun alle möglichen Dokumentenarten mit Namen und Serverpfad (entweder ein Link durchs Intranet oder ein Server-Dateipfad über den Freigabenamen) als neue Unterordner angelegt.
  
   

  Hierzu ein Beispiel für einen Unterordner: Struktur-ID: 001 Kurzname: Schaltpläne Beschreibung: http://intra/util/PDF-Documents/ Dieser Pfad wird dann gezogen, wenn ein Dokument dieses Typs angelegt wird. Liegt z.B. das Dokument MotorABC.pdf an dieser Stelle, braucht in das Dateinamenfeld in der Dokumentenverwaltungsmaske nur noch MotorABC.pdf eingegeben und der Typ Schaltpläne ausgewählt werden. Wenn dann dieses Dokument angezeigt werden soll, wird vom System der Pfad in der Struktur und der Dateiname zusammengesetzt und die dort gefundene Datei gestartet. Die Pfadangabe aus dem Typ wird nur berücksichtigt, wenn die Lokation eine relative Pfadangabe bzw. nur der Dateiname ist. Ist die Lokation eine absolute Pfadangabe beginnend mit einem Netzwerklaufwerk, einer Netzwerkdresse (\\PCNAME\..) oder einer http-Adresse, so wird der Aufruf des Typs nicht berücksichtigt.

Dokumente drucken

Die von dem Dokumentindex gehaltenen Dokumente können auf verschiedene Art und Weise gedruckt werden. Zum einen über den „Öffnen“ Button . Nach dem das Dokument geöffnet wurde, kann es aus dem Programm (Word, IE, AutoCAD Viewer, ...) heraus gedruckt werden.

Für in der Datenbank gespeicherte OLE Dokumente eröffnen sich aber noch andere Möglichkeiten. In der Lasche "OLE Dokument" kann man sich das Dokument sowohl ansehen als auch editieren. Außerdem kann hier auf Dokumentvariablen zurückgegriffen werden, über die das Dokument Informationen aus dem ClassiX^® System auslesen kann. (Zum Aktualisieren der Variablen benutzen sie bitte den Auffrischen Button)

Funktionalität

• Eingabefenster
• Listenfenster
• Selektionsfenster
• Bedingtes Dokumentverzeichnis
• Dokumente verschieben

Eingabefenster

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Neue Dokumentreferenz anlegen
	Änderungen speichern
	Dokumentreferenz löschen
	Dokumentreferenz drucken
	Vorgänge der Dokumentreferenz
	Notizen anlegen/bearbeiten
	Gültigkeit festlegen
	Assoziationen in die Zwischenablage kopieren

Listenfenster

Dient der Auflistung der Dokumentreferenzen.

Toolbar

Symbol	Beschreibung
	Neue Dokumentreferenz anlegen
	Dokumentreferenz bearbeiten
	Dokumentreferenz löschen
	Nach Sachmerkmalswerten suchen
	Dokumentenindexliste drucken

Selektionsfenster

Dieses Fenster dient der Selektion von Dokumentreferenzen.

Optionsfenster

Hier können sämtliche Einstellungen für die Suche vorgenommen werden. Das Fenster kann nur über den "OK" Button geschlossen werden.

Bedingtes Dokumentverzeichnis

Knöpfe

Knopf	Beschreibung
	Position des ausgewählten Listeneintrags verschieben.

Dokumente verschieben

Über dieses Fenster können die Dokumente verschoben und die dazugehörigen Dokumentreferenzen verschoben werden. Es ist sinnvoll über diese Funktion Dateien bzw. Ordner zu verschieben, weil nur hierdurch gewährleistet ist, dass die Dokumentreferenzen in ClassiX angepasst werden und somit dann auf die verschobene Datei zeigen.

Zu der Funktion im allgemeinen: Es wird der Ordner ausgewählt, aus dem die Dateien verschoben werden sollen und der Ordner, welcher der Zielordner ist. Anschließend werden alle Dokumentreferenzen durchsucht, ob sie Verweise auf eine Datei in dem Quell-Ordner besitzen. Ist dies der Fall, wird die Datei in den Zielordner verschoben und die Dokumentreferenz bzgl. des Links angepasst.

Verwandte Themen

• Index
• Assoziationen in der Beleghistorie

Technische Dokumentation

• Implementation
• Qualitätssicherung
• Dokumentenstamm Basismodul
  • Dokumentenstamm Editiermodul
  • Dokumentenstamm Selektionsmodul

Pseudoklasse

CX_DOCUMENT_INDEX::CX_ITEM

Felder

mlShortName (Dateiname)

StructureByID("DOCUMENT_TYPE").mlShortName = Typ

mlDescription (Prosa Beschreibung)

Group mit Radio

settings =1 Dateiverzeichnis zum Gucken über: „pfad+dateiname“ SystemObject Call(Execute)

settings =2 CX Datenbank (Verarbeitung abgucken bei bprhisto...)

settings =3 Dokumentserver (Über den Typen (Struktur DOCUMENT_TYPE) gespeichertes Server-Verzeichnis)

associations REL:MN zu associations

DROPPABLE alles CX_EXPANDABLE Inherited: erste Test mit CX_ITEM, gedroppte Objekte wrappen

Dokumentenstamm Basismodul

Modulname

docind.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Dokumentenstamm Editiermodul

Modulname

dociedt.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Dokumentenstamm Selektionsmodul

Modulname

docisel.mod

Klassen

CX_DOCUMENT_INDEX

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.